施設管理者必見！ ミーティングスペースや共有会議室の利便性を向上させた事例３選

近年、貸し会議室や共有スペースは利便性の向上や付加価値による差別化など成長事業の一つとして注目を集めています。 今回は予約管理システム導入で、それら施設の利便性・付加価値向上につながった事例をご紹介いたします。

事例１）閲覧は自由、予約は関係者のみ。ビルテナントの共有会議室予約

大手不動産管理企業様事例

【ご要望】
「共有会議室の空き状況は誰にでも見せたいけど、予約は審査済みの会員だけにしたい」

【ご提案】
予約の空き状況は誰でも閲覧可能、予約はビル管理会社から専用のID・パスワードを配布された利用者のみ可能。

【ここがポイント！】
・PCブラウザ・スマホなど外部からアクセス、URLを知る関係者であればだれでも予約の空き状況を閲覧可能。
・予約には管理者が発行したID・パスワードの入力が必要。（予約画面からID・パスワード登録をできないようにシステム側で設定）

・カテゴリーで「階」や「備品」を選択すると該当する会議室が表示される。
・メニューの会議室名に収容人数を記載することで、部屋の広さを分かりやすく。

事例２）自社ホームページに予約システムを組み込み、UI向上に

ミーティングスペース バルブ（貸会議室）様

【ご要望】
「自社のホームページに違和感なく、予約システムを導入したい」

【ご提案】
インラインフレームを活用し、ホームページに予約システムを組み込みました。

【ここがポイント！】
・予約画面をインラインフレームで自社サイトに表示
・ページ内に利用条件を記載し、予約ができる
・部屋をつなげて使う場合の運用方法を記載し、電話予約との連動も可能。

事例３）メール・電話・Webから貸会議室を仮予約できる！

GINZA Uni-Ku（貸会議室、貸ストレージ）様

【ご要望】
「予約はメール・電話・Webから受け付けたいが、審査・承認後、予約を確定したい」

【ご提案】
インラインフレームを活用し、ホームページに予約システムを組み込みました。

【ここがポイント！】
・メール・電話・Webからの予約情報をクラウドで一元管理。
・予約の流れを同じページに表示し、お客様はページを離脱することなく、仮予約ができる。
・最終的に予約確定を電話でご連絡することで、Webでの予約はあくまでも仮予約として運用する。
・部屋をつなげて使う場合の運用方法を記載し、電話予約との連動も可能。

いかがでしたか？

運用に合わせて、予約システムの活用方法も様々です。

自社の運営に合う予約システムを探されている方のご参考になれば幸いです。