「キャンセル待ち」ができるネット予約システム7選と選ぶポイント！

過去の記事（※以下関連記事参照）でもご紹介したとおり、「キャンセル待ち」はお客さまにも提供側にもメリットがたくさんありますが、実際に受け付けるのは大変です。

キャンセル待ち受付を取り入れたいけれど、連絡が手間だからやっていない…という事業者の方は多いのではないでしょうか？
そんな場合に効果的なのが予約システムの導入ですね！受付状況や進捗を自動メールでお知らせするなど、キャンセル待ちに関する機能は予約システムによってさまざまです。

今回は「キャンセル待ち」が便利に使える予約システムについて調査しましたので、押さえるべきポイントと、おすすめの予約システムを紹介いたします！

※関連記事
機会損失回避だけじゃない！「キャンセル待ち」のメリットと潜在的な価値とは？
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キャンセル待ち機能付き予約システムを取り入れるメリット

キャンセル待ち機能を予約システムのなかで使用する場合、有料プランとなっていたりオプションとして提供されたりしているケースが多いです。すでに予約システムを取り入れている場合、プラン変更や追加料金の支払いをしてまでキャンセル待ち機能を付けるべきか迷う人も多いでしょう。

慎重に検討している人のために、キャンセル待ち機能付き予約システムを導入するメリットを解説します。

より多くの顧客を取り込める

「キャンセル待ちが出るほど予約が入ったことがない」と思っているのは、実は店舗や企業側のみであることが多いです。

予約システムや予約カレンダーなどを店舗や企業のホームページなどで導入している場合、予約数や残枠を、いつでもユーザーに提示できている状態となっています。予約枠が一杯の状態を見たユーザーは、予約は取れるかの問い合わせを店舗や企業にするよりも、同業他社の予約を取ってしまうパターンも多いです。問い合わせの手間を考えれば、確実に予約を取れる方を選ぶ人もたくさんいます。

あらかじめキャンセル待ち機能を予約システムに搭載しておくことで、予約枠が埋まっている状態でもユーザーの離脱や機会損失を防げます。また、ふいにキャンセルが出てしまったときでも、キャンセル待ち機能があれば予約枠を埋められます。キャンセルによりスタッフや食材のコストなどのリソースが無駄になってしまう、ということを防げるのもメリットです。

キャンセル待ちのお客さまへの対応が楽になる

すでに予約業務とともにキャンセル待ちを受け付けている店舗や企業もあるでしょう。

キャンセルが発生したときには、キャンセル待ち予約者へ電話やメールで通知する作業が発生します。通知のタイミングによっては、その間にキャンセル枠が埋まってしまうことがあります。結局予約が取れず、結果的にお客さまに不快な思いをさせてしまうこともあるでしょう。

キャンセル待ち機能の付属している予約システムなら、キャンセル待ち受付からキャンセル枠への予約の実施、完了まで自動で行います。キャンセル待ちに関する業務の手間が省けて予約担当者の負担も少なくなり、お客さまへの対応もスムーズに行えます。

お客さまの期待度が高まる

キャンセル待ちの予約システムは、店舗や企業などの予約を受け付けする側だけでなく、ユーザーにとってもメリットがあります。人気の商品やサービスの枠がなかなか取れない、というときにもキャンセル待ち受付ができれば、店舗やサービスを利用する機会にめぐまれるチャンスがあります。キャンセル待ち機能は、新規顧客を獲得するうえでも有効です。

お客さまの手間を省ける

すでにキャンセル待ちを受け付けている場合、かつ受付方法が電話や直接訪問、メールの場合は、ユーザーは何度もホームページや予約ページ、予約カレンダーなどで予約状況を確認しなければいけません。

予約システムでのキャンセル待ち機能は、キャンセルが出て予約枠が空くと、キャンセル待ちをしているユーザーへ自動通知が送信されます。予約枠が空くのを期待したユーザーが何度もホームページや予約ページを往復する手間も省けます。予約受付期間中に店舗や企業のサイトや予約ページにアクセスが集中し続ける、といった事態も防げるでしょう。

キャンセル待ち機能で押さえるべきポイント！

キャンセル待ち機能が付いた予約システムを検討するにあたり、押さえておきたいポイントをご紹介しましょう。

キャンセル待ちの申し込み方法は？

キャンセル待ちの申し込み方法に関しては「本来の予約と同じ」パターンか、「メールアドレスだけ」などの簡易なパターンに分かれます。
実際にその枠に申し込めないかもしれないユーザーにとっては、本来の予約と同じように個人情報をたくさん入力することは手間に感じてしまい、ハードルが高いと思われます。

逆に、メールアドレスだけの簡易な申し込みであれば、予約が埋まっていても申し込んでくれる可能性は高いでしょう。
「キャンセル待ち」は「仮押さえ」とは違いますので、ユーザーが気楽に申し込める環境を用意することが大事です。

キャンセルが発生した場合の仕様は？

予約枠が埋まった場合は自動でキャンセル待ちの受付を開始する予約システムがほとんどですが、その後キャンセルが発生した場合については大きく分けると下記の2パターンに分かれます。

・キャンセル待ちリストの先着順で自動繰り上げ
・自動で予約サイトが受付可に戻り、キャンセル待ちの方にはお知らせメールが届く

自動繰り上げパターン

キャンセルが発生した場合、その時点でキャンセル待ちリストの先着順で、自動的に繰り上がり予約となります。
キャンセル待ちをしていたユーザーには「予約変更のお知らせ」などの連絡が届いて、キャンセルの発生と自分が予約できたことを確認します。

受付再開お知らせパターン

こちらの場合、キャンセルが発生したら自動で予約枠が受付不可から受付可へと変わります。
また、キャンセル待ちをしているユーザーにも自動でメールが送信されて予約受付の再開をお知らせします。

キャンセルお知らせメールの内容は編集可能？

キャンセルが発生した際に自動でメールが送信され、空き枠をスムーズに埋めることができます。
また、ユーザーは空き状況を毎回サイトで確認する必要がなくなり、予約へのストレスを軽減に繋がります。

多くの予約システムではキャンセル発生時に自動でメールの配信が可能ですが、メールの内容も編集可能だとさらにおもてなしのレベルが高くなるのでチェックしましょう。

キャンセル待ちの流れはわかりやすい？

予約システムによって、キャンセル待ち受付からキャンセル発生後の対応、予約受付までの流れは異なります。ユーザーにとっても、予約受付担当者にとってもキャンセル待ちの流れがわかりやすいものを選びましょう。

すでに埋まっている予約枠をクリックなどで選択しただけで自動的にキャンセル待ちとなる予約システムなら、複雑な操作が不要で受け付けしやすいです。ユーザーにとっても「キャンセル待ち受付ができるのを知らなかった」などの機会損失を回避しやすくなります。

キャンセル待ちのリストは見やすい？

キャンセル待ちしているお客さまを把握することはとても大事です。キャンセル待ちが一覧で表示されるなど、各ユーザーの状況を管理側で把握しやすいものを選びましょう。
順番待ちの詳細を把握することで、「同時刻の違うメニュー」や「違う時間帯の同じメニュー」をメールなどでご案内するなどの対応ができます。

実際の店舗で考えると分かりやすいです。
飲食店で「テーブル席」を希望して順番待ちをしているお客さまに「カウンターでもよろしいですか？」とお聞きして、OKが出ればカウンター席に案内するということはよくあると思いますが、これと同じような接客が可能になります。

ウェブではお客さまのニーズを把握することは難しいですが、予約システムを使うと店舗と同じような「おもてなしの接客」がウェブ上でも可能になるのがポイントです。

キャンセル待ちができる予約システム

ここからは実際にキャンセル機能がある予約システムをご紹介します。
一口に予約キャンセル機能といっても細かい仕様は異なりますので、自社の予約フローや運用に合ったものを検討してみてください。

STORES予約

出典：https://stores.jp/reserve

無料で始められるクラウド型予約システム「STORES予約」。
ユーザーの予約日時調整や空き枠管理などの予約管理業務をすべて自動化し、予約確認メールや来店前タイミングでのリマインドメール、実際来店した後でのフォローメールなども自動で配信されます。無料ではじめられるため、お試しで予約システムを導入したいときにも向いています。

企業や店舗の業種に合ったテンプレートを選ぶだけで、簡単に予約ページが設定できるため、まずは予約システムを使ってみたい方や、顧客規模の小さい事業者に人気があるのが特徴です。

クレジットカード決済、月謝徴収機能など、予約に付随したさまざまな業務のサポート機能も充実しています。新型コロナウイルスワクチンの職域接種が開始したことを受けて提供されたワクチン予約システムには、順番待ち機能やサポートセンターで代わりに電話予約を受け付けるサービスなども提供しています。

こちらの予約システムには上記でご説明した「お知らせパターン」のキャンセル待ち機能があります。
無料で始められるSTORES予約ですが、キャンセル待ち機能を使うには有料プランへのアップグレードが必要ですので注意してください。

・サービス公式サイト：https://stores.jp/reserve

AirRESERVE（エアリザーブ）

出典：http://airregi.jp/reserve/

無料のネット予約システム「AirRESERVE（エアリザーブ）」は株式会社リクルートライフスタイルが提供する予約システムなので、リクルートIDの情報を利用して簡単に予約ができるのが特徴です。
こちらは「自動繰り上がりパターン」のキャンセル待ち機能を採用しています。キャンセル待ち登録のほか、仮予約、同時受付予約の制限機能なども充実しているのも魅力です。店舗側のメモ機能をはじめ、電話や直接訪問などオンライン環境以外での予約方法とも併用しやすくなっています。

リクルートIDを持っているユーザーの場合は、氏名や電話番号等の入力が省略できます。一方、リクルートIDを持っていないユーザーも予約受付はできますが、顧客情報入力を都度お願いしなければいけません。逆に、リクルートIDを作らないと不便という意見もあるようなので、自社サービスとの親和性を検討しましょう。

・サービス公式サイト：https://airregi.jp/reserve/

STAR RESERVE（スターリザーブ）

出典：https://reserve.star7.jp/

美容室やスクール、サロンなどの施設の予約に特化した予約システムです。レッスンの開講スケジュールや空き状況を予約ページやホームページ上で確認しながら予約ができる「スクールタイプカレンダー形式」にキャンセル待ち機能が搭載されています。

定員に達しているカレンダーの予約枠に対して、キャンセル待ち申請ができます。申請はメールアドレスを入力するだけで可能です。キャンセル待ちが発生すると、申請者にキャンセル発生の自動メールが配信される「お知らせパターン」となっています。

キャンセル待ち申込画面や申込確認画面、受付完了画面、キャンセル発生メールそれぞれの文面を任意のものに編集できます。予約対象の施設やサービスに合った文面にできるのも魅力です。

・サービス公式サイト：https://reserve.star7.jp/

RESERVA予約

出典：https://reserva.be/
予約管理や顧客情報を一元化し、予約業務を自動化する予約システムです。中央省庁、地方自治体、上場企業など17万社に利用されている実績があります。第三者機関の認定を取得している世界的に信頼性の強いセキュリティ、予約情報から取得したデータを売上アップに活かせるマーケティング機能などが充実しています。

ゴールドプラン以上の有料プランで、キャンセル待ち予約機能を提供しています。キャンセル待ちを受け付けてキャンセルが発生すると、メールでお知らせする「お知らせパターン」のキャンセル予約機能ですが、このメールを自動で配信するか、手動で配信するかを選択できます。ユーザーは、キャンセル発生メールに添付されているURLよりそのまま予約受付をスムーズに行えます。

・サービス公式サイト：https://reserva.be/

osaerunet（おさえるネット）

出典：https://www.osaeru.net/
幅広い業種に利用できる汎用性の高い予約システムです。操作が簡単で、サービス申し込みから数十分で予約用ページが導入できます。パソコンの操作が苦手な人手も予約システムを構築できるのが魅力。また予約業務の煩雑さをできるだけ早く解消したいときや、スピード感がほしいときにも向いています。

おさえるネットは、オプションでキャンセル待ち機能が付けられます。空きが発生するとユーザー宛てにメールを自動配信する「お知らせパターン」です。なお提供しているのは有料プランのみですが、料金を1年分まとめて支払うと2か月分の利用料が無料になるサービスを提供しています。

・サービス公式サイト：https://www.osaeru.net/

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

出典：https://yoyaku-package.com/

高機能のクラウド型予約管理システム「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」は予約システム業界で歴史があり大手企業の実績が豊富なのが特徴です。
キャンセル待ち機能は「お知らせパターン」です。予約枠が満席になると、キャンセル待ちのリクエストを受け付けます。キャンセルが発生すると、キャンセル待ちをしている人たちを対象に、予約の空きが出た旨を知らせる一斉メールが配信されます。
コロナウイルスワクチン接種など、予約枠が当日限り有効のキャンセル待ちにも利用できます。

チョイスリザーブでキャンセル待ち機能が搭載されているのは、ProおよびEnterpriseプランです。有料でも構わないので、豊富な機能や堅牢なセキュリティを重視する、という事業者の方にオススメです。

・サービス公式サイト：https://yoyaku-package.com/

まとめ

予約システムのキャンセル待ちと言ってもその仕様はさまざまです。
予約のフローにおいてどんな課題を抱えているか？お客さまにどんなおもてなしをしたいか？などをじっくりと考え、自社にフィットした予約システムを検討しましょう。