採用説明会やセミナーで大量募集の予約受付効率化を実現した事例２選

面接・説明会・セミナーの予約受付ってすごく大変

一度に大量の人員を募集する面接・説明会・セミナーの予約受付・調整を行うことで、業務時間を取られてしまうことはありませんか？
メールや電話での受付管理は、対応に時間がとられる他にも、個人情報の取得や日時調整は人的ミスを起こすことがあり、さらに手間がかかってしまいます。
これらの業務効率化に予約システムを導入された企業様の事例をご紹介いたします。
とその前に、少し豆知識。大量募集の受付に予約システムを導入するメリットはなんでしょうか？
予約システムを導入された企業様の多くは、以下のような業務改善を目的に予約システムを導入されました。

それ、予約システムで改善できるかも？

希望日時を聞きながら参加可能枠を調整、また前日にリマインダーをするという業務を改善

予約システムなら、応募者があらかじめ空き枠をリアルタイムに確認できることで、希望日時を申し込みと同時に、その場で予約が確定されます。
また、受付管理だけでなく、開催日前に自動でリマインダーメールが送信されます。

電話からの手入力、メールからのコピペなどで発生する人的ミスを防止したい

予約システムなら、予約画面で、申込み者情報を参加者自ら入力することで、データベースに自動的に申込者データが蓄積されます。

出席者管理の簡略化したい

予約システムなら蓄積されたデータは様々な検索条件で、セミナー・説明会・面接日毎にCSV出力が可能になります。
出席簿としてはもちろん、申込み者属性を分析することにも利用できます。

では、実際に採用説明会やセミナーで大量募集をされる企業の予約システム活用事例を2つご紹介！

予約システム活用事例

 無料の経営支援スクール「ホットペッパービューティーアカデミー」

株式会社リクルートライフスタイル様が運営する国内最大級のヘアサロン＆ビューティーサロン検索予約サイト『ホットペッパービューティー』。
その『ホットペッパービューティー』が全国のビューティーサロンの経営を支援するスクール「ホットペッパービューティーアカデミー」を、7月から開講しました。
サロン経営上の問題点として比重を増す「集客」「育成」といった経営に関わるノウハウを、セミナー形式で無料提供されています。
今年度は7月に東京と大阪で行う開校イベントを皮切りに、全国28エリアで順次実施予定。

各講座の申込みに予約システムを導入しています。

http://hba.beauty.hotpepper.jp/

湘南T-SITE　アルバイト採用説明会

『Fujisawa SST』にこの秋誕生する「湘南T-SITE」。

カルチュア・コンビニエンス・クラブ様が手掛ける「湘南T-SITE」は、湘南の海のライフスタイルをコンセプトにした空間設計、ショップ、商品、さらに様々な提案で、「湘南カルチャーの発信拠点」を目指します。
その「湘南T-SITE」のアルバイト採用説明会の申込みに予約システムを導入されました。

http://shonan.tsite.jp/

まとめ

いかがでしたか？大量の予約が入るからこそ、システムで業務効率が大幅に改善出来ますよね。
人事や、総務の方に是非知っていただきたい「予約」のお話でした。