リマインドメールで予約忘れを防止｜シーン別例文や配信機能付き予約システムも紹介

予約日時の勘違いやドタキャン防止に役立つ、予約のリマインドメール。お客様に送りたいと思っている方も多いのではないでしょうか。本記事では、お客様に予約のリマインドメールを送るときに気を付けたいポイントを解説します。

シーン別の例文や、リマインドメールを自動配信できる予約管理システムもあわせて紹介しますので、参考にしてください。

リマインドメールの役割とポイント

リマインドメール（予約確認メール）は、必ず送らなければならないものではありませんが、送ることで企業とお客様の両方にメリットがあります。ここでは、リマインドメールの役割や送る際に気を付けたいポイントを見ていきましょう。

ドタキャン防止に役立つ「リマインドメール」

そもそも予約のリマインドメールとは、予約をしてくれたお客様に対し、予約が近づいていることを知らせるメールのこと。予約の前日までに予約日時やサービスの詳細、場所、持ち物、キャンセル時の連絡先といった、予約関連の情報を改めて送ることで予約を思い出してもらえます。

失念や誤認識によるドタキャンは、企業だけでなく、お客様にとっても避けたいものです。リマインドメールを送ることで、勘違いやうっかり忘れ、必要な持ち物を忘れるといったトラブルを防止する効果が期待できます。

リマインドメールの書き方ポイント

せっかくリマインドメールを送っても、予約者に要件が伝わりづらかったり、他のメールに埋もれてしまったりしては意味がありません。以下に、リマインドメールを作成する際に気を付けたいポイントをまとめましたので、参考にしてください。

• メールの件名は、一目で用件が伝わるものにする
• 冗長な文章は避け、簡潔にまとめる
• 読みやすさを意識し、箇条書きや改行などを適宜使う
• 予約日時や場所といった予約に関する基本的な情報の明記を忘れないようにする
• 変更やキャンセルをしたい方に向け、連絡先を明記しておく　など

【シーン別】リマインドメールの例文

リマインドメールの悪い例文や、シーン別の例文を紹介します。お客様にリマインドメールを送るときの参考にしてください。

【NG例文】注意したいリマインドメールの書き方

下記は、悪いリマインドメールの例です。件名が抽象的で分かりづらく、本文も具体的な予約日時や場所、キャンセル時の連絡先などの記載がないため、不親切な印象です。予約情報も一文でまとめられて読みにくいため、適宜箇条書きなどを使うと良いでしょう。

■件名
【△△教室】ご案内

■本文
○○様
△△教室です。

レッスン開催日の□日前になりましたので、ご案内いたします。
当日は、△△教室まで、～～を忘れずにお越しください。
〇〇様とお会いできるのを楽しみにしております。

教室・スクール系のリマインドメール

ここからは、実際にリマインドメールとして使える例文を、業種やシーン別に紹介します。予約当日、教室や店舗などに足を運ぶ必要がある予約の例として、教室やスクール系のリマインドメールの例文を掲載しています。来店や来場の必要がある予約のリマインドメールでは、場所やアクセス情報を記載すると親切です。

＜件名＞
【〇〇教室】レッスン□日前のご案内

＜本文＞
〇〇様

この度は、△△教室【～～レッスン】をご予約いただき、ありがとうございます。
受講日の□日前になりましたので、ご案内いたします。

ご予約いただいている内容は、下記の通りです。

▼予約情報
レッスン名：～～レッスン
予約日時：×年×月×日×時
担当：〇〇
料金：～～円
持ち物：～～
アクセス：～～駅から徒歩～分

▼店舗情報
住所：～～
TEL：～～
E-mail：～～
URL：～～
※予約の変更やキャンセルをご希望の場合は、お手数ですが、お電話でご連絡をお願いいたします。

オンライン開催のリマインドメール

続いては、オンラインで開催される予約におけるリマインドメールの例文です。オンラインイベントやセミナーなどの予約では、視聴用URLや視聴方法などを必要に応じて記載しましょう。

■件名
【～～セミナー】××日前のご予約確認

■本文
〇〇様

株式会社△△　セミナー担当です。

今回は、弊社の【～～セミナー】へのご参加ありがとうございます。
セミナー開催日の□日前になりましたので、ご案内いたします。

ご予約いただいている内容は、下記の通りです。

▼セミナー情報
セミナー名：～～
開催日時：×年×月×日×時
主催：株式会社△△
URL：～～
注意事項：～～

▼キャンセルについて
予約をキャンセルしたい場合は、お手数ですが、下記URLからお手続きをお願いいたします。
～～（URL記載）

＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
株式会社△△
東京都～～
TEL：～～
E-mail：～～
URL：～～
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝

リマインドメールを自動配信できる予約管理システム5選

予約のリマインドメールを手動で送るのは、手間も時間もかかります。そこでおすすめなのが、予約管理システムの活用です。予約管理システムには、リマインドメールの自動配信機能が付いたものも多く、予約管理業務の効率化に役立ちます。リマインドメールを自動で配信できる予約管理システムをいくつかピックアップして紹介します。

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

幅広い業界や業種への対応実績があるクラウド型予約管理システム。2010年からサービスを展開し、これまでに4,000件以上（※有償アカウント数）の導入実績があります。

メール配信機能が充実しており、直前お知らせメール機能では、リマインドメールを自動で配信。キャンセル待ちをしているお客様にメールを配信するキャンセル待ち機能も搭載しています。リマインドメール送信後に急遽キャンセルが生じたときも、予約枠が空いてしまうリスクを減らせます。

▼概要
料金：基本料金＝月額22,000円・初期費用33,000円、Enterprise＝要問合せ
公式サイト：https://yoyaku-package.com/

AirRESERVE（エアリザーブ）

株式会社リクルートが展開する予約システムで、月額0円で利用できるフリープランも提供しています。予約リマインドメール配信機能は、ベーシックプランから使える機能。ネット予約者を対象に、前日にリマインドメールを配信してくれるため、予約忘れ防止に役立ちます。

メールの文面などを変更できるので、予約内容に合わせた事柄を追加で記載したりすることもできるでしょう。

▼概要
料金：フリー＝無料、ベーシック＝月額5,500円、プレミアム＝要問合せ
公式サイト：https://airregi.jp/reserve/

RESERVA（レゼルバ）

フリープランからスイートプランまで、幅広いプラン展開をしている予約システムで、これまで20万社以上が登録をしています。予約リマインドメール機能の利用にはゴールドプラン以上の契約が必要なので注意しましょう。

リマインドメールは、予約1日前の朝7時に配信。既存のテンプレートがあるため、文章を設定しやすいです。

▼概要
料金：フリー＝無料、ブルー＝月額3,520円、シルバー＝月額5,500円、ゴールド＝月11,000円、エンタープライズ＝月額22,000円、スイート＝月額＝46,200円
※いずれも年払いの場合の金額です
公式サイト：https://reserva.be/

リザエン

200を超える業種に対応している予約システムで、高いセキュリティ体制が整っています。リマインダー機能があり、予約日の前に“忘れないでねメール”を送信できます。

メールを送信するタイミングは適宜設定でき、予約の〇時間前という設定も可能です。予約枠に応じてメールの文章を変えられるため、提供するサービスに沿った文面を送れます。

▼概要
料金：ビジネス版＝月額10,000円～・初期費用20,000円、エンタープライズ版＝要問合せ
公式サイト：https://www.riza-en.jp/

STORES予約（ストアーズ予約）

来店予約や会議室の予約など、さまざまな業種の予約管理ができる予約システム。4つのプランがありますが、自動でリマインドメールを配信できる予約忘れないでねメール機能が使えるのはスタンダードプランからとなります。

リマインドメールは、複数回（前日と1週間前など）配信することができ、開封率などを知ることもできます。さらに、オプションでLINEミニアプリと連携したリマインド通知機能を付けることも可能です。

▼概要
料金：フリー＝0円、ライト＝月額8,778円～、スタンダード＝月額26,378円～、プラチナ＝月額66,000円～
公式サイト：https://stores.jp/reserve

リマインドメールでドタキャンを防止

リマインドメールは、ただ送れば良いというわけではなく、ポイントを押さえた書き方を意識することが大切です。今回ご紹介した内容を参考にリマインドメールを送って、ドタキャン防止に役立ててみてはいかがでしょうか。

リマインドメールを送る手間を減らしたい方は、自動配信機能付きの予約システムの導入を検討してみるのもおすすめです。