DX・内製化に予約管理システムを活用！ 導入事例や利用メリット、おすすめサービスを紹介

近年、DX推進に力を入れる企業が増えてきています。その一方で、システム内製化や業務改革には課題も多く、資金や人材不足などの理由からDXに踏み切れないケースもあるようです。

本記事では、DXや内製化の第一歩として、予約管理システムを業務に活用する方法を解説します。社内における導入事例や予約管理システムならではのメリット、おすすめのサービスなども紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

本格的な内製化の前に予約管理システムの活用を検討してみよう

社内システムの内製化を推進する際、IT人材の確保や資金調達が課題となります。内製化に取り組んだとしても、成果が得られず失敗に終われば大きな損失が生じてしまいます。内製化には大きなメリットがある反面、リスクも懸念されるのです。

内製化を成功させるには、多くの時間や準備が必要になるため、まずは予約管理システムの活用を検討してみるのも一つの方法です。リスクやコストを抑えながら業務効率化の実現も期待現できます。

そもそも「予約管理システム」とは？

予約管理システムとは、オンラインでの予約受付や顧客情報を一元管理できるシステムです。「予約」というと、飲食店や宿泊施設など対顧客のイメージが強いかと思いますが、社内業務においても予約管理システムは広く活用されています。例えば、会議室や備品の貸し出し、研修やセミナーの出席確認、健康診断の予約など、活用シーンは多岐に渡ります。豊富な機能を持ち、汎用性が高いのも予約管理システムの特長です。

近年では、クラウド型の予約管理システムが注目を集めています。比較的低コストで導入でき、費用対効果に優れていることが人気の理由です。システム開発が不要ですぐに導入できる点も魅力といえるでしょう。

予約管理システムの機能一覧

一般的な予約管理システムの機能を紹介します。代表的な機能は以下の通りです。

• オンラインでの予約受付、変更、キャンセル
• オンライン決済
• メールの自動配信、一斉配信
• 顧客情報の管理
• 複数拠点の管理
• 予約状況や顧客情報の分析
• 外部サービスとの連携

予約管理システムには、この他にも様々な機能があります。業種や企業規模に関わらず、幅広いビジネスシーンで活用できます。

社内DXや内製化を目的とする場合は、拡張性が高く、セキュリティが堅牢な予約管理システムが適しています。「Salesforce」などの外部システムと連携できるものや、完全会員制のクローズドな運用が可能なものなどを選ぶといいでしょう。

予約管理システムを活用したDX事例

予約管理システムは、社内業務や営業活動においても有効活用できます。DX推進の取り組みの一つとして予約管理システムを活用した事例には、以下のようなものがあります。

• 社内研修や設備のオンライン管理
• 社員情報のデータベース化
• 営業活動の社内共有

それぞれの活用事例を具体的に見ていきましょう。

社内研修や設備のオンライン管理

会議室の予約や研修のスケジュールを、表計算ソフトや紙台帳で管理している会社も多いのではないでしょうか。予約管理システムを利用すれば、社内のあらゆる予約情報をオンラインで一元管理できるようになります。

社内で予約管理が必要になるシーンは意外と多いものです。

• 会議室
• 社用車
• 各種備品
• 研修
• 個別面談
• 健康診断

これら全ての予約をアナログな方法で管理するのは大変です。手間がかかる上に、ミスやトラブルが発生することも少なくありません。

予約管理システムを導入すると、社員自身でリアルタイムの空き状況を確認して都合のいい日時に予約を入れられるようになります。予約情報は自動的にシステムに集約されるため、スケジュール管理の手間が発生しません。ダブルブッキングなどのトラブルも防止できます。

アナログな管理体制をシステムによる一元管理に置き換えることで、正確かつ効率的な予約管理が可能になります。

社員情報のデータベース化

予約管理システムの顧客管理機能を利用して、社員情報のデータベース化が可能です。氏名や連絡先、担当部署といった個人情報だけでなく、研修や健康診断の予約状況なども一括管理できます。管理者画面では、キーワード検索や絞り込み表示がおこなえるため、欲しい情報がすぐに見つかります。社員情報や予約状況の確認が必要な際も、スピーディに対応できます。

システム上で入力した情報はリアルタイムで反映されるので、社員データベースは常に最新の状態に保たれます。情報管理が容易になることで担当部署の負担が減り、業務の生産性向上につながります。

営業活動の社内共有

予約管理システムの中には、SalesforceのようなCRMやMAツール、社内基幹システムなどと連携が可能なものがあります。外部サービスと連携できる予約管理システムを導入すれば、取得した営業データを社内でシームレスに共有できます。

例として、具体的な活用方法をいくつか紹介します。

• Salesforceに予約情報を取り込み、マーケティングに活用する
• 請求管理システムに予約情報を取り込み、請求書を発行する
• 社内基幹システムに予約情報を取り込み、データ分析をおこなう

外部サービスとの連携により、案件管理や請求管理、データ分析、マーケティングなどの様々な業務がより効率的におこなえるようになります。

DXや内製化に予約管理システムを利用するメリット

社内業務やシステムの内製化には、様々な課題があります。完全な内製化を進める前に、予約管理システムの活用を検討してみるのも一つの手です。ここでは、予約管理システムを活用する場合のメリットを解説します。

スピーディに導入できる

クラウド型の予約管理システムならシステム開発が不要なので、サービス契約後すぐに導入できます。運用開始までの期間はケースごとに異なりますが、デモサイトの検証やカスタマイズを経て導入する場合は、余裕を持って1ヵ月程度を想定しておくといいでしょう。

一方、システム内製化では、IT人材の確保や担当部署の設立、システム設計・開発など様々な準備が必要になり、運用までに多くの時間がかかります。予期せぬ問題やトラブルが発生して、開発が行き詰まる可能性もあります。

いち早く社内の仕組みを効率化したい場合は、予約管理システムの活用が有効です。予約管理システムの運用と並行して内製化の準備を進めるという方法もあります。

優れたUIデザインで使いやすい

予約管理システムは、優れたUIデザインで使いやすいものが多いです。システム開発や運用の経験がなくても使いこなせる設計になっています。直感的な操作でスムーズに扱えるため、様々な作業を効率的に進められます。導入時や運用時にサポートが受けられるサービスもあるので、デジタル化に不安がある企業でも安心して利用できるでしょう。

予約管理システムを使用する中で感じた良い面、悪い面などは、システムの内製化を企画する際の参考になります。今後システムの内製化を目指す会社にとっても、予約管理システムの導入は有用であると考えられます。

内製化のリスクを軽減できる

敢えて予約管理システムを選択することで、内製化の大きなリスクを回避できます。システムの内製化には、以下のような懸念点があります。

• 技術的な問題で開発がストップする
• 想定以上に開発コストが膨らむ
• 完成したシステムが安定的に稼働しない
• 内製化による成果があまり得られない

システム開発が途中で頓挫してしまったり、長い年月をかけて構築したシステムが不完全であったりすると、これまでに費やした多くのコストと時間が無駄になるおそれがあります。金銭的・時間的ロスは企業にとって大きな痛手となります。

一方、予約管理システムの利用には継続的なコストが発生しますが、安定的な運用体制の構築が可能です。何か問題が発生した際はサポートも受けられます。

リスクや懸念点ばかりを取り上げましたが、もちろん内製化を成功させることは可能であり、数多くのメリットがあります。リスクを考慮しつつ自社に適した方法を選択しましょう。

DXに役立つ機能が豊富

予約管理システムには、豊富な機能が搭載されています。複数拠点の一括管理機能や顧客管理機能、外部サービスとの連携機能など、社内業務や営業活動のDXに役立つ機能も多く存在します。予約管理システムの活用範囲は広く、様々なビジネスに適用できます。

一つ注意しておきたいのが、予約管理システムはサービスによって搭載機能が異なる点です。予約受付やオンライン決済などの基本機能は搭載されていても、高度な顧客管理機能や外部連携には対応していないサービスもあります。

DXや内製化を見据えて予約管理システムを導入するのであれば、機能が充実した拡張性の高いサービスがおすすめです。導入を検討する際は、搭載機能の詳細までしっかり確認するようにしましょう。

サービス変更や契約解除が可能

予約管理システムは、運用しながらオプション機能を追加したり、別のプランに変更したりできます。使いにくいと感じたら、契約解除や他の予約管理システムへの乗り換えも可能です（※契約時に最低利用期間が定められている場合もあります）。

一方、システムを内製化した場合では、新しく機能を付け加えるとなると実装までに時間を要します。システムの仕様を変更したくても、すぐには改修が難しいケースもあるでしょう。

業務の変化やニーズに応じて柔軟な使い方ができることも、予約管理システムのメリットです。必要なサービスや機能を選択して、自社に最適な予約管理システムを運用できます。

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予約システムをフル活用！ 外部サイトと連携できるサービスや、それぞれの連携内容を解説

DXや内製化に役立つ予約管理システム・アプリ4選

DXや内製化に役立つ拡張性の高い予約管理システムを4つ紹介します。

ChoiceRESERVE｜株式会社リザーブリンク

業界大手や公共機関、上場企業から中小企業まで豊富な導入実績を誇るChoiceRESERVE。多彩な機能が用意されており、ニーズに応じて最適な予約管理システムを構築できます。充実した連携機能も魅力で、SalesforceやCRM、社内基幹システムなどに情報を取り込み、案件管理やマーケティングを効率化できます。

ChoiceRESERVEの特徴として、高度なセキュリティや顧客に寄り添う丁寧なサポート体制も挙げられます。機能・セキュリティ・サポートのどれもが優れた予約管理システムです。

サービス公式サイト：https://yoyaku-package.com/

STORES 予約｜STORES株式会社

STORES 予約は、180以上の業種に対応可能な予約管理アプリです。累計導入実績は13万社以上を誇ります。外部サービスとの連携が可能で、Salesforce、Google Analytics、Google My Business、Zoomなどに対応しています。API連携機能を利用して、社内基幹システムやPOSシステムに予約情報を自動連携することもできます。

STORES 予約には、ユーザー向けアプリの提供や、パスワード入力が必要なシークレットページの作成機能などがあり、アイデア次第で様々なビジネスへの活用ができるでしょう。

サービス公式サイト：https://stores.jp/reserve

リザエン｜株式会社インタークエスト

リザエンは、幅広いカスタマイズ性と高いセキュリティ性が特徴の予約管理システムです。シンプルで分かりやすい料金形態で、「ビジネス版」「エンタープライズ版」の2プランから選べます。エンタープライズ版ではシステムのカスタマイズに対応しており、機能の追加や他社サービスとの連携が可能です。自社の運用に合った予約管理システムを導入できます。

1ヵ月無料のトライアルが用意されているので、機能や操作感をじっくりと確認した上で、システムの導入を決定できます。

サービス公式サイト：https://www.riza-en.jp/

RESERVA｜株式会社コントロールテクノロジー

シンプルな操作性で使いやすいと評判のRESERVA。350以上もの業種に対応した予約管理システムです。顧客管理やマーケティングを効率化する機能が充実しており、外部サービスとの連携機能もあります。具体的には、Google Calendar、Google Analytics、Zoom、スマートロック連携に加え、自社ホームページへの予約サイトの埋め込みが可能です。

RESERVAの料金プランは全部で6種類。個人・事業主向けプランが4つと、法人・官公庁向けプランが2つ用意されています。低コストで運用できるプランも複数あり、予算や目的に応じて柔軟に選択できます。

サービス公式サイト：https://reserva.be/

DXや内製化に予約管理システムを有効活用しよう

この記事では、DXや内製化の第一歩として予約管理システムを活用する方法やメリットなどを紹介しました。内製化で得られる成果は大きい反面、上手くいかなければ金銭的・時間的ロスが発生するリスクもあります。

まずは予約管理システムなどを活用してみて、それから内製化の必要性や導入を検討するのも有効な手段といえるでしょう。