スケジュール調整をアプリで簡単に！ 便利な日程調整ツール、予約管理システム10選
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商談や社内ミーティング、友人や親族とのプライベートな案件などのスケジュール調整にわずらわしさを感じたことはありませんか？ 個別に都合を聞き、関係者全員の予定を合わせるのは大きな手間であり、もっと優先順位の高い仕事や他の予定にも影響があります。
そこで本記事では、日程調整を支援してくれるスケジュール調整アプリ・予約システムを紹介します。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています
目次
スケジュール調整アプリ・予約システムとは？
業務の手間を大幅に軽減してくれるスケジュール調整アプリとはどのようなアプリなのか、また、スケジュール調整機能を含む予約システムとはどのようなシステムなのかについて、基本的な機能を紹介します。
スケジュール調整アプリとは？
自分と他人のスケジュールの調整を支援してくれるアプリです。参加者ひとりずつのスケジュールを確認したり、電話やメールでのやりとりを何度も行なったりする手間を省き、速やかに日程調整を行なってくれる便利な仕組みです。
「うっかり」を防ぐ機能も搭載
予約が確定した時点でGoogleカレンダーやOutlookカレンダーに予定が反映されます。さらにリマインドメールの送信など再確認の機能を備えたアプリもあります。
予約システムとはどのようなもの？
予約システムとは、予約を受け付けたうえで商品やサービスを提供する店舗や企業（美容室、学習塾、大規模イベントなど）において、顧客の来店予約に使われるシステムです。予約システムは文字通り「予約受付型」の仕組みが基本となりますが、スケジュール調整アプリと同じように候補提案型などの仕組みを使えるものも多くあります。
予約システムを使ったスケジュール調整方法
予約受付型は自分の空き時間を全て相手に提示して都合のよい日時を選んでもらう調整方法です。1対1のやりとりはこちらのタイプがよく使われ、スケジュールの決定権は相手にあります。
候補提案型は複数の調整先と日程を調整する場合に使われます。いくつかの候補時間を調整先に提示し、希望日を集め、最終的な決定は自分が行います。参加者が多いイベントに適しています。
スケジュール調整アプリ・予約システムに求められる機能
スケジュール調整アプリにはWEBサービスとして提供されているもの、アプリをパソコンやスマホにインストールするものなどの違いがあります。そして機能にもそれぞれ特徴があります。ニーズに適したアプリを探す前に必要な基本機能を知っておきましょう。
複数人とのスケジュール調整が同時に行える
スケジュール調整は要件を伝えて、自分と参加者の希望日をすり合わせます。調整相手が別場所にいる場合、複数相手の場合は同じ手間を何度も繰り返します。
スケジュール調整アプリは、予約サイトを自動的に作成し、URLを関係者に一斉送信するので1度の手間で完了します。
要件をいちいち詳しく説明しなくてもよい
調整相手に送られたURLには要件と候補日が記載されています。URL先に要件と候補日など必要な情報がまとめられているので、個別に説明を繰り返す必要がありません。
様々なシステム環境に対応できる
連絡を受け取る相手のIT環境は必ずしも同じではありません。PC、iOS、Androidのどれでも利用可能な予約サイトを生成する機能や複数のカレンダーアプリに対応していることが望まれます。
調整をサポートする機能が搭載されている
複数の候補日のうち希望が多い候補日を抽出するなど、最終判断の材料を提示してくれます。
スケジュール調整アプリ・予約システムツール選択のポイント
多数のスケジュール調整アプリ・予約システムから1つに絞り込むときに注意しておきたいポイントを整理します。
社内で使われているグループウェアでカバーできないか
こちらは、まずは「スケジュール調整アプリや予約システムを導入しないでも解決できる方法があるか」という観点での検討事項です。
グループウェアとは社内用のコミュニケーションソフトウェアです。
メールや社内チャット、リソース（会議室や営業車）の予約、スケジュール調整などの機能を持っています。社内での日程調整がメインならグループウェアでも十分です。
使用機会の多寡を考慮して最善の方法を考えましょう。
必要な機能が搭載されているか
ここからは、スケジュール調整アプリや予約システムを選択する際の検討ポイントです。
希望日の集計機能や同時に会議室を予約する機能、キャンセルや変更、事前決済機能など、用途や規模、頻度で必要な機能は変わります。まず使用場面の想定から始めましょう。
有料か無料か
ほとんどの無料アプリは、機能限定版です。利用者参加者が〇人以上は有料など、個人利用や少人数限定なら無料というケースもあります。ビジネス利用でも無料版で十分なこともあります。利用規約や使える機能をよく確認して判断しましょう。
自分にとっての使いやすさ
個々の機能の使い勝手はアプリによって異なります。無料版や期間限定無料中に使用感をチェックしておきましょう。
無料で始められる、使えるスケジュール調整アプリ・予約システム6選
期間に縛られず、基本機能を無料で使えるスケジュール調整アプリ・予約システムを紹介します。
Jicoo（ジクー）
Google、Outlookのカレンダーの空き時間を参照してスケジュールを調整してくれます。ほぼリアルタイムで同期されるのでダブルブッキングも防ぐことができます。
ほとんどの基本的な機能を無料で利用できます。カスタマイズや他アプリの連携は有料になります。
▼公式サイト
https://www.jicoo.com/
TimeRex（タイムレックス）
マイクロソフト365やGoogleのカレンダーと同期してスケジュールを調整してくれます。複数の参加者のカレンダーから候補日の抽出が可能です。
無料利用の場合、相手先人数が2人までに限定されます。有料プランも比較的低価格で、通常1,250円/月、年払いで750円/月（いずれも税別）となります。
▼公式サイト
https://timerex.net/
eeasy（イージー）
多数の特許を持つビジネス向けのスケジュール調整ツールです。グループウェアとも連携可能です。
個人使用は無料でGoogleかOutlookの予定表と連携できます。
▼公式サイト
https://eeasy.jp/
Spir（スピア）
チームと外部のスケジュール調整に便利なツールです。社内関係者をチームとして登録し、チームメンバーの空き時間から候補日を抽出してくれます。A社はこのメンバー、B社はこのメンバーのように調整パターンを複数持っておけるのも便利なポイントです。
Spirは個人でも利用できます。個人利用は無料、チーム利用の場合は人数によって料金プランが異なります。
▼公式サイト
https://www.spirinc.com/
アイテマス
Googleカレンダーと連携して予定を調整してくれます。候補時間から相手が希望日を選ぶ方式ですが、調整相手が複数の場合に便利な候補日の投票機能も利用できます。
将来的には有料化も検討されていますが、2023年9月現在では全ての機能を無料で利用可能です。
▼公式サイト
https://aitemasu.me/
調整さん
会員登録やログインなしで使える無料のツールです。イベント名、候補日、メッセージを入力して相手に送信するだけで、希望日を集計し予定を調整してくれます。
パソコンやスマホで使えるのはもちろんのこと、ガラケーしか持っていない相手とも調整が可能です。
▼公式サイト
https://chouseisan.com/
有料のスケジュール調整アプリ・予約システム4選
続いて、有料のスケジュール調整アプリや予約システムをご紹介します。有料だからこその、多機能で汎用性の高いツールが揃っています。
調整アポ
候補日程の絞りこみや専用URL送信に対応しています。決定日はカレンダーに自動登録、フォローメールも自動で行なってくれるビジネス向けのアプリです。Google、マイクロソフト、サイボウズのグループウェアとの連携が可能です。
▼公式サイト
https://scheduling.receptionist.jp/
ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）
ショップの訪店予約やイベントの集客管理用の予約システムとして、高く評価されているシステムです。Zoomとの連携など多くの機能を持っており、利用者の業種や規模を問わず、あらゆる「予約・調整」の用途に活用できます。
具体的な運用イメージをつかみやすい「デモサイト」が公式サイト上で閲覧可能なのもポイントです。
▼公式サイト
https://yoyaku-package.com/
AIさくらさん（日程調整さくらさん）
空き時間検索、案内文の作成、会議室のブッキングまでAIがサポートしてくれるユニークなシステムです。導入企業用にカスタマイズして納品してくれるので使い勝手や設定が不安な企業でも安心して導入できます。
▼公式サイト
https://www.tifana.ai/products/scheduleadjustment
biskett
Googleカレンダーと連携し、日程調整と会議室予約をスムーズに行えるアプリです。
Slackというグループウェアと連携できる点が大きな特徴です。
▼公式サイト
https://biskett.me/
スケジュール調整アプリや予約システムが使えないケース
スケジュール調整アプリや予約システムはとても便利なツールですが、うまく使えないケースもあります。取引先や友人と利用するときは、初めての打ち合わせ時に対応可否を確認しましょう。
相手が使いこなせない場合
スケジュール調整アプリの多くは、指定サイトのカレンダーから希望日を選ぶだけですが、新しい手法に馴染めない方もいらっしゃいます。
また企業によっては、社内から外部サイトへのアクセスを制限しているケースもあります。
セキュリテイ対策が甘い場合
相手先のセキュリティ感覚が緩い場合はリスクを考えて利用可否を検討しましょう（社員同士のカレンダーを誰でも確認できる、メールアドレスの共有、画面ロックの不使用など）。
シンプルなスケジュール調整アプリではセキュリティ面に不安が残る、という場合には、セキュリティ対策も万全な有料の予約システム導入をおすすめします。
緊急の案件
予定日まで余裕がある場合はアプリでの日程調整が便利です。確認や承認は24時間いつでも可能です。しかし当日の急な相談など、状況によっては電話連絡が最速です。
スケジュール調整アプリ・予約システム選択は慎重に
スケジュール調整アプリは多くの手間を省いてくれる便利な手段ですが、すぐに効果が出るとは限りません。
商談や打合せの多い取引先、家族やよく会う友人など、調整頻度の高い相手からアプリを活用してみましょう。少しずつ対応可能な相手を増やして、段階的な効率化を目指しましょう。