業務効率化や顧客満足度向上につながる！ 来店管理のメリットと事例を解説

飲食店や保険業界など顧客の来店管理が必要な業種では、どのように来店管理をするべきか悩んでいる担当者は多いのではないでしょうか？ この記事では、来店管理にシステムを導入するメリットや具体的な機能、そして来店管理システムを導入した事例を紹介します。

来店管理を仕組み化できると業務効率化や顧客満足度向上につながりますので、参考にしてみてください。

来店管理システムを導入する4つのメリット

まずは、来店管理システムを導入するメリットをご紹介します。

来店予約の応対が楽になる

来店管理システムを導入すると、来店予約に関する業務が減りコア業務に集中できます。

電話やメールで来店予約を受付している場合は、逐一スタッフが応対して予約状況の共有や記入をする手間が発生します。しかし、来店予約管理をシステム化すれば来店受付を自動化でき、24時間365日システム内で予約確定や変更をおこなえます。

顧客データの管理がしやすくなる

来店管理システムでは、来店予約データを基に顧客管理台帳を自動生成できます。顧客の基本情報と予約内容や来店回数などをまとめて管理でき、来店時のフォローやアフターサービスに活用しやすくなります。

また、来店管理システムと会員データを連携させることもでき、既に取得している会員情報と来店予約を紐づけることも可能です。

混雑回避や来店分散ができる

来店管理システムを導入すると、リアルタイムで顧客の予約状況を確認できます。このデータを基に、スタッフの配置や来店数の制限をすることで混雑回避が可能です。

例えば、日曜日に来店予約が集中する際は事前に来店枠の調整をおこない、来店日や時間の分散を狙うことで混雑回避にもつながるでしょう。

予約忘れや予約ミスを防止できる

来店予約をした顧客が当日来店しないと、機会損失や利益の減少につながります。来店予約システムには来店予約をしたことを忘れないように、リマインド機能が備わっています。

予約が完了すると予約完了メールが、顧客の予約日が近づくとリマインドメールが自動送信されます。メールで通知することで顧客の予約忘れや、予約ミスを防止できます。

来店管理システムの便利な機能

来店管理システムには、主に下記のような機能が備わっています。

• 来店予約の受付（予約時にアンケートを取得することも可能）
• 来店予約ページのURLの生成や表示
• カレンダーでの来店予約管理
• 自動メール通知
• 複数店舗管理
• 会員との連携
• 来店予約時の決済

来店管理システムでは予約の獲得から管理、フォローまでを一元管理できるところが大きな魅力です。これらが全て自動化されれば、業務効率も格段にアップすると期待できます。

予約管理システムを来店管理に有効活用した3つの事例

ここでは、来店管理システムを有効活用した事例をご紹介します。予約管理システムが業務にどのように役立つのか分かるので、参考にしてみてください。

質の高い接客を提供

保険代理店やジュエリー販売など、ニーズに応じた接客のために事前準備をしておいたほうがよい業種では、来店管理システムが活躍します。

来店予約時に日時の調整だけでなく、顧客情報や要望が取得できます。保険販売の場合は、加入を検討している保険や顧客のバックグラウンドを事前にリサーチでき、ジュエリー販売では予算やブランドをあらかじめ絞り込んでピックアップしておくことも可能です。

このように、来店管理システムで取得した情報を使うことで適切なスタッフの配置や事前情報を踏まえた提案が叶います。

人的ミスの削減と予約獲得率の向上

続いて、自動車のメンテナンス業務での来店管理システムの活用事例です。オイル交換や定期点検など、自動車のメンテナンス業務では来店予約が必要な場面が多いです。

しかし、下記のような課題を抱えており、来店管理に悩んでいる担当者様が見受けられます。

• Excelやホワイトボードで来店管理をしているため人的ミスが発生する
• 顧客の来店管理を現場に任せているためキャンセルが発生しやすい
• 営業時間内にしか来店予約の受付ができない

来店管理システムを導入すると来店予約の管理を一元化できるため、ミスや機会損失を防げます。また、顧客には予約システム経由でリマインドメールを送れるので、予約のミスや突然のキャンセルを事前に抑制できるようになります。

顧客の要望やスケジュールに応じた来店予約を実現

ブライダル業界では、ドレスの試着やブライダルフェアへの参加、結婚式場の見学などに来店管理が必要なシーンが多くあります。しかし、予約が集中しやすい、初回から顧客のニーズに応じた応対がしにくいという課題がありました。

そこで、来店管理システムを導入し、予約時にアンケート形式で顧客の要望を収集するようにしました。それだけでなく、予約が集中する日をリアルタイムで把握できるため、スタッフを増やす、別日に同じフェアを開催するなどの対策を検討できます。

このように、来店管理を仕組み化することで、現場の負担を減らしながら顧客のニーズに応じた運用が実現できます。

来店管理システムで収益やロイヤリティを高める

来店管理システムを活用しニーズに応じた来店予約を実践することで、利便性の向上や機会損失の防止につながります。

また、来店管理を一元化できるため、人的ミスの防止やスタッフの適切な配置もしやすくなります。来店管理システムを導入し、顧客とスタッフの双方が利用しやすい環境を構築しましょう。

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