予約システムの事前決済とは？ 導入時・運用時に必ず注意しておきたいことも解説

今や宿泊施設やレンタル、イベントなどさまざまな業種で、インターネットを使った「予約システム」が利用されています。予約システムには、予約の受付、会員情報の登録・管理だけでなく、オンラインで連携し決済もできる「事前決済機能」が備わっているものもあります。

予約システムに備わっている事前決済機能とはどのようなものがあるか、また、導入時および運用時に注意しておくべき点について、詳しく解説します。予約システムで事前決済も併せて利用してみたいと考えている人は、ぜひ最後までご覧ください。

予約システムの事前決済とは

事前決済とは、Webサイトなどで予約を行う際に、クレジットカード、電子マネーなどで、事前に支払いを完了する決済のことです。当日の支払いが不要になるため、利用者の利便性が向上するだけでなく、事業者側も会計業務を効率化できます。

新型コロナウイルス感染症の影響でネットビジネスが急速に広まり、2021年以降日本でもキャッシュレス決済が普及し始めています。

事前決済機能のメリット4つ

無断キャンセル対策に有効

予約システムで予約と同時に支払いも済ませることにより、近年社会問題化しつつある、ノーショー（無断キャンセル）を防止することができます。無断キャンセルとは、予約したにもかかわらず、当日お客が現れることはなく、またキャンセル連絡もなしというケースのことをいいます。

無断キャンセルをされると、事業者側はせっかく準備したものが無駄になり、大きな損失を被ることになります。事前決済を導入すれば、予約と同時に支払いもおこなっているため、キャンセルが発生してもキャンセル料を差し引いた金額を返金すればよく、事業者側の被害は最小限に抑えられます。

訪日外国人旅行者を取り込みやすい

事前決済を導入することで、訪日外国人旅行者の買い物、サービス利用を取り込みやすくなります。なぜなら、海外では日本よりもキャッシュレス化や事前決済が主流となっているためです。

また事前決済を済ませておけば、旅先で現金を持ち歩く必要がない上、不慣れな外国人と外国語による会計のやりとりをさけることができるため、事業者側にとっても会計業務の効率化にも繋がります。

会計業務の効率化

予約と一緒に決済も完了しておけば、店頭での会計処理が不要になり、会計業務の効率化に繋がります。会計のためにレジで長時間並ぶ必要もなくなるため、お客様の満足度向上にも効果的です。

また、予約状況と決済状況を一元管理できるのもメリットです。

顧客の利便性向上

事前決済に使える決済プランは、クレジットカード以外にも電子マネー決済やQRコード決済など、さまざまなタイプがあります。現金を直接持ち歩く必要もないため、利便性が向上します。

顧客の利便性はとても重要です。SBペイメントサービス株式会社の調査結果によると「利用したい決済手段がない場合は6割近くが離脱」といわれています。希望する決済手段があるかどうかが、顧客からの予約が入るか否かを決めるといっても過言ではありません。特に、決済手段で最も利用されているのはクレジットカード決済であることから、クレジットカード決済の導入は必須といえるでしょう。

事前決済導入時に注意すべきポイント4つ

決済代行サービス会社と契約しておく

決済システムを導入したい場合、通常各決済プランごとに契約が必要です。たとえば、クレジットカードを導入したいのであれば、各カード会社ごとに契約をしなければなりません。また、その場合は入金日も異なるため、管理が煩雑になるというデメリットがあります。

決済代行サービスを利用すれば、決済代行サービスだけ契約すればよく、各カード会社ごとに契約する必要がなくなります。入金もまとめて支払われるため、売上管理の負担も軽減されます。複数の決済プランを持ちたい場合は、決済代行サービス会社との契約が便利です。

尚、決済代行サービスの契約時には審査があります。導入時には、審査にかかる期間も考慮しておく必要があるでしょう。

セキュリティ対策を行う

事前決済により個人情報を集めることになるため、セキュリティ対策を行う必要があります。とくに、クレジットカード番号等の決済情報が漏洩してしまうと、顧客に影響を及ぼしてしまい、社会的な信用失墜の恐れがあります。

予約システム及び決済システムにセキュリティ対策を施すだけでなく、セキュリティポリシーを作成し、内部からの情報漏洩を防ぐために、店舗内のセキュリティ教育を徹底することも重要です。

キャンセルポリシーを明確にしておく

悪質な予約に対して、キャンセルポリシーを明確にしておく必要があります。無料キャンセル期間、キャンセル可能期間、キャンセル料金、返金方法などを設定しておきましょう。さらに、ホームページの予約フォーム画面にも表示しておくと安心です。

万が一のトラブルを避けるためにも、確認メールや問い合わせ先などサポート体制を整えておくことも大切です。

事前決済のメリットをアピールする

事前決済は、顧客から利用されなければ導入しても意味がありません。そのため、事前決済機能をアピールする必要があります。

たとえば、予約と一緒に決済をすることで割引やお得なサービスが得られるなど、付加価値をつけて配信するといった方法があります。

事前決済を導入して、顧客・店舗双方の利便性を向上しよう

予約システムの中で事前決済も導入すれば、予約と決済を一緒におこなうことで、以下のメリットが得られます。

• 無断キャンセル対策に有効
• 訪日外国人旅行者を取り込みやすい
• 会計業務の効率化
• 顧客の利便性向上

予約システムを利用する顧客にも店舗にもメリットがありますが、導入には以下の点に注意しましょう。

• 決済代行サービスを利用する
• セキュリティ対策をしておく
• キャンセルポリシーを明確にする
• 事前決済のメリットをアピールする

事前決済は便利だからこそ、使われないと意味がありません。決済代行サービスを活用すれば、多様な決済手段を選択できます。予約システムとともに、事前決済を紹介し、より多くの方に利用してもらいましょう。