職域接種に向けて早期導入がおすすめ！ コロナウイルスの「ワクチン接種予約システム」

政府の発表により、2021年6月21日から企業や大学などの職域単位で新型コロナウイルスのワクチン接種が可能となりました。これにより、企業や学校で職域接種の準備をすすめているところもあるでしょう。その中で、予約体制も企業や学校において準備をしなければなりません 。

本記事では、新型コロナウイルスのワクチン職域接種を目的とし、早期に導入できる予約管理システムを4選ご紹介します。

※6月25日午後5時で申請を一時休止　最新情報は政府の公式サイトなどでご確認ください。

予約システムとは

予約システムとは、予約状況や顧客情報をまとめて登録・管理するシステムのことです。飲食店やホテル、映画館、スポーツイベントなど、さまざまな業種で活用されています。

従来では、自社ホームページに予約フォームを設置し、メール、電話などで受け付けるケースがありましたが、現在では予約の受付から顧客情報の管理、決済機能などが利用できるクラウド型の予約管理システムが利用できます。職域接種に対応したクラウド型予約管理システムも提供されており、すでに多くの導入実績があります。

予約システム導入のメリット3つ

24時間予約がとれる

予約システムを利用すれば、24時間いつでも予約できます。従来では、電話やFAX、または店頭に向かうなどの方法で決められた時間でしか予約を受け付けてもらえませんでした。

今では、インターネットが繋がる環境であればPCやタブレット、スマホからいつでも簡単に予約がとれます。サービス提供側からみても、予約受付時間が広がることにより予約件数増加につながります。

予約受付や管理の負担を削減

電話やFAX、メールなどで予約を受け付ける場合は、人を配置する必要があります。また、予約が確定するまでお客様とのやりとりが複数回発生するなど、予約確定までには手間がかかります。

さらに、受け付けた予約をどのように管理するか、というのも重要です。台帳やExcelなどで管理すると大量データに対して確認漏れ、見落としなどが発生する可能性もあります。また、お客様に対して予約のリマインドを連絡するのも大変です。

予約システムを導入すると、人が対応せずとも自動受付がなされ、リマインドの連絡もメールで自動的に送付されます。予約状況も検索機能で簡単に見つけられるため、ミスを防ぐことにもつながります。

さらに、予約システムの中には決済機能を搭載しているものもあり、お客様は予約と決済を同時に実施でき利便性が向上します。

リアルタイムに予約状況を発信できる

予約システムを導入すると、お客様に対して予約状況を表示し、リアルタイムに予約状況を発信できます。これにより、お客様は開いている日を確認して予約できるようになり、ダブルブッキングの発生を防げます。

予約システムの導入により、さまざまなメリットが得られます。職域接種では予約システムを活用すれば作業負担の軽減、お客様の利便性向上につなげられます。それでは、ワクチン予約に対応した予約システムはどのようなものがあるか、ご紹介しましょう。

ワクチン接種の予約に利用できる予約システム5選

自治体・医療機関・企業・大学へ無料提供「STORES 予約」

【Point】

• ワクチン接種専用の特別プランによる無料提供（2021/05/21~2022/3/31まで）
• 最短5営業日で利用可能
• コールセンターの利用も可能

「STORES 予約」はクラウド型の予約サービスであり、新型コロナウイルスのワクチン接種で利用する自治体や職域接種で利用する企業・大学に対して、特別プラン（2022年3月まで無料）で提供されています。

予約状況やワクチンの在庫状況の一括管理、コールセンターも利用可能です。また6/11から新たに「オンライン順番待ち機能」も無償提供を開始し、アクセス集中時に待ち時間を表示して順番に予約フォームへと誘導する仕組みとなっています。

サービス公式サイト：https://stores.jp/reserve

ワクチン接種予約も導入から運用までしっかりサポート「ChoiceRESERVE」

【Point】

• 予防接種、健診・職域接種の予約で大手企業実績あり
• 企業の運用に合わせて、デモサイトを利用可能。使い勝手を確認できる
• 電話予約だけでなくWeb予約も受け付けられる ・接種番号や社員番号などでログインできる

「ChoiceRESERVE」では、豊富な機能でさまざまな業界・業種に対応できるクラウド型予約管理システムです。予約システムの導入から運用までサポートが得られます。

職域接種では、規模や拠点数など各企業・学校により運用も異なるため、環境にあわせた予約システムが求められます。ChoiceRESERVEでは、それまでの運用ノウハウをもとに効果的な運用方法も提案してもらえるため、安心です。

サービス公式サイト：https://yoyaku-package.com/

健康診断・予防接種などに特化したクラウド型予約システム「アイ・カラダ」

【Point】

接種会場や予約時間帯など、運用に合わせた環境を利用できる

対象者名簿をアップロードするだけで、すぐに予約受付が可能

電話自動受付オプションで、24時間365日自動で電話受付可能

「アイ・カラダ」では、6/14から、企業や大学等職域単位で実施される新型コロナウイルスのワクチン接種に対応した予約システムの提供を開始しています。

接種会場の情報や予約時間帯を登録することにより、環境に合わせたシステムが利用できます。また、対象者名簿のアップロードおよび予約データのCSVダウンロードなど、情報連携もスピーディーに対応。予約者に対する接種結果登録も実施できます。

サービス公式サイト：https://www.scc-kk.co.jp/solution/medical/kenshin-web/

国内最大級の予約システム「新型コロナワクチン接種予約システム by RESERVA」

【Point】

• 発注後、最短5営業日で稼働
• ワクチン接種オペレーションに特化した専門機能を搭載
• 職域接種担当部署のコンサルタントが短期導入を支援

「新型コロナワクチン接種予約システム by RESERVA」は、企業・大学の職域接種に対応した予約システムです。すでに200以上の自治体・企業・大学で稼働しています。また、ワクチン接種に特化した機能が豊富に搭載されています。

たとえば、「社員番号や学生証IDでのログイン機能」「接種日忘れを防止するリマインド機能」「接種回数・接種間隔の管理」など、ワクチン接種を支援する機能が利用できます。

サービス公式サイト：https://reserva.be/

企業接種・学内接種向け「コロナワクチン予約管理システム」

【Point】

• 接種券なしで登録可能
• 接種予約日の一括指定
• 接種日のメール通知機能

「コロナワクチン予約管理システム」は株式会社サイシードが提供する予約管理システムであり、6/14から利用が開始され、すでに150以上の自治体に提供されています。

接種券なしでの登録が可能、予約日の一括指定、接種日のメール通知など、豊富な機能があります。他にも、PC、LINE、電話など、複数の方法で予約できる点や、お客様からの問い合わせに自動で対応するAIチャットボット機能で、予約管理作業の工数を削減できます。

サービス公式サイト：https://saichat.jp/

予約システムを利用し、職域接種に対応しよう

2021年6月21日から正式に職域接種が開始され、各自治体や企業・大学では、その準備を進めています。効率よくワクチン接種を進めていくためには、職域接種に対応した予約システムは重要です。

予約システムを導入することで、以下のメリットが得られます。

• 24時間予約受付ができる
• 予約受付業務や予約管理の負担を軽減
• リアルタイムに予約状況を発信できる

現在では予約システムをすでに導入・稼働している実績があり、導入のサポート体制も整っているため、スムーズな導入を行うことが可能です。 予約システムを活用して、職域接種の準備を整えましょう。

※職域接種の受付は、政府からの発表により6月25日 午後5時で申請を一時休止となっています。最新情報は政府の公式サイトなどでご確認ください。
厚生労働省公式HP：https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/vaccine_shokuiki.html