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2021年最新版ビジネス向け日程調整ツール5選|業務効率化におすすめ

知る・学ぶ

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2021.10.25
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森野ミヤ子

社会人から通信制大学へ。大手ファミレスの時間帯責任者、メーカーや商社の営業事務などをしながら卒業、中高英語科教員免許を取得。配偶者が転勤族のためフリーランスのライターに。生活、子育て、ビジネス系からものづくり系などニッチなジャンルも執筆中。

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面接や会議、打ち合わせや商談、イベントなどビジネスシーンでは、さまざまな日程調整が発生します。都合の良い時間やスケジュールを確認しあう連絡が面倒、相手から返信が来ない、ダブルブッキングになった、など日程調整業務に手間や煩雑さを感じていませんか。
こうした課題は、ビジネス向け日程調整ツールを導入することで改善が期待されます。
予定の確認や開催場所の決定、相手への返信などを自動化すれば、日程調整業務が驚くほど簡単になります。

この記事では、日程調整ツールを取り入れるメリットのほか、無料で使えるものも含めた日程調整ツール5選をポイントとともにご紹介します。業務の改善にぜひ役立ててください。

日程調整ツールを取り入れるメリット

日程調整ツールを取り入れることで得られるメリットを解説します。

さまざまな日程調整が必要なシーンに活用できる

ビジネス上で日程調整が必要なシーンは多くあります。アルバイトの採用面接、営業マンの顧客との商談、オンラインを含む会議、送別会などの社内イベント、コールセンターでのコールバック、健康診断や産業医との面談、ワクチンの職域接種、外部委託・工事などでの外部業者の訪問などです。

ツールを取り入れることで、ビジネス上で必要な日程調整を自動化、一元化できるメリットがあります。日程調整をする相手がアルバイト応募者、顧客、社内スタッフとそれぞれ異なるシーンでも、同じツールでスケジュール調整が可能です。

日程調整業務を効率化できる

日程調整には以下の作業が発生します。

・日程候補をリストアップする
・メンバーやお客さまに日程候補と概要を知らせる
・可能スケジュールを集約して日程を決める
・決定した日程を知らせる

参加人数が多いイベントや会議などの場合、日程がなかなか決まらない、返信が集まらないなどで日程調整が進まない場合もあるでしょう。ツールを導入することで、日程調整にかかる業務を自動化でき、ほかの業務に空いたリソースを使えるようになるのがメリットです。

ビジネス向け日程調整ツール5選

ビジネス向け日程調整ツールは、無料・有料ともにさまざまなサービスがリリースされています。おすすめのツールを5つご紹介しますので比較検討のうえ、ぜひビジネスシーンでの日程調整業務の効率化に役立ててください。

TimeRex(タイムレックス)

GoogleカレンダーやOutlook予定表とリアルタイムで相互連携し、日程調整を自動化できるツールです。予定の所要時間や、前後の移動時間、曜日や時間帯などの条件を設定することによって、自動で候補日程をリストアップしてくれるので調整も簡単にできます。

日程調整が完了すると自分のカレンダーに自動登録されるため、日時を勘違いするなどのミスも防げます。初期設定は約60秒ですぐ使用可能です。多くの候補者との調整も並行できるので、採用面接などでのダブルブッキングを防ぐ効果もあります。

Zoom、 Microsoft Teams、Google Meetといったビデオ会議ツールとも連携しているため、オンラインの会議やイベントの日程調整にも向いています。基本的な機能は無料のフリープランで利用できますが、カレンダーや機能を増やしたいときには、ベーシックプランやプレミアムプランなどの有料プランを利用する選択肢もあります。

サービス公式サイト:https://timerex.net/

調整さん

ログインなしで、利用規約に同意すればブラウザ上で簡単に出欠表が作れるツールです。

イベント名、メモを入力し、候補日程を選んでクリックまたはタップで完了します。パソコン、スマートフォン、タブレットなど複数のブラウザに対応しています。

イベント名などの必要事項は都度入力する必要がありますが、単発のイベントや予定を調整したいときに気軽に使える無料ツールです。

サービス公式サイト:https://chouseisan.com/

Spir(スピア)

GoogleカレンダーやOutlook予定表との連携機能のあるツールです。プラットフォームがカレンダー方式のため、自分のスケジュールや予定を確認しながら日程調整ができます。前後の移動時間や空き時間などを考慮し、参加者全員が空いている候補日を自動検出する機能が付属しています。自動検出のほか、手動で候補日の微調整ができるなど柔軟性もあるツールです。

必要事項の入力なしに、クリックのみで日程調整が完了します。設定時にZoomやGoogle Meetを選択すると、ウェブ会議のURLも自動で発行されます。発行したURLは参加者のメールやカレンダーに自動でシェアされるので、オンライン会議や面接の日程調整にも有効なツールです。

自分自身の日程調整ができる個人プランはすべての機能を無料で使えます。複数人での日程調整は、有料のチームプランで対応しています。

サービス公式サイト:https://www.spirinc.com/

eeasy(イージー)

日程調整業務が最短10分で終わるツールです。日程調整側は自動検出された日程を選び、応募者やメンバー、お客さまにURLを送信します。受け取った側はクリックで日程を選ぶだけで日程調整が完了できます。

自動検出された日程のカスタムも可能です。オンライン・オフラインなどの打ち合わせ方法、社内外の開催場所の調整なども同時にできます。自動調整は最新のカレンダーの状態が反映されるため、ダブルブッキングを防止できます。

3社合同など1対1以上の複数での日程調整も可能です。予約受付ページで日程調整と同時に担当者の自動振り分けができるため、採用面接、ミーティング、商談などさまざまなビジネスシーンでの日程調整に活用できるでしょう。

個人プランは月間の調整回数が6回未満なら無料、6回以上なら月額850円です。グループ用は作成できるページ数ごとに3つの有料プランがあります。

サービス公式サイト:https://eeasy.jp/

LINEスケジュール

無料通話アプリLINEのトークルーム機能で日程調整ができます。イベントや詳細情報を入力後、日程を選んで参加者やメンバーにトークとして送るだけです。複数の日程候補からアンケート形式で選んでもらうほか、特定の日程に参加・不参加のアンケートを送ることもできます。社内イベントなどの単発での日程調整で気軽に使えるでしょう。

サービス公式サイト:https://official-blog-ja.line.me/archives/17582540.html

クラウド型予約システムは日程調整にも有効

クラウド型予約システムはビジネス向けの日程調整にも利用できます。たとえばチョイスリザーブなら、予約管理カレンダーから予約の埋まっているところ、空いているところが把握できるため都合の良い日程をワンクリックで選択できます。そのため、メンバーの予定の共有も簡単です。

Googleカレンダーとの連携、予約のリマインダー機能など、日程調整だけでなく予定運用に有効な機能も豊富にそろっています。セキュリティレベルも高いため、個人情報のやり取りを行う面接や商談などの日程調整にも便利です。

サービス公式サイト:https://yoyaku-package.com/

まとめ:日程調整ツールをビジネスの業務効率化に活用しよう

ビジネス上での日程調整に各種ツールを取り入れるメリットと、ビジネス向け日程調整ツールを紹介しました。

相手やメンバーへのヒアリングや回答待ち、スケジュール調整といった作業が発生する日程調整は、多くの手間や時間がかかります。日程調整ツールやクラウド型予約システムを取り入れることで手作業の負担が軽減され業務の効率化につながります。

日程調整に使用していた時間をほかの業務にまわすために、ぜひツールや予約システムの導入を検討してみましょう。

森野ミヤ子

社会人から通信制大学へ。大手ファミレスの時間帯責任者、メーカーや商社の営業事務などをしながら卒業、中高英語科教員免許を取得。配偶者が転勤族のためフリーランスのライターに。生活、子育て、ビジネス系からものづくり系などニッチなジャンルも執筆中。

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