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火葬場(斎場)の予約システムとは|市や組合の業務効率化に

知る・学ぶ

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2021.11.18 2022.03.08
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森野ミヤ子

社会人から通信制大学へ。大手ファミレスの時間帯責任者、メーカーや商社の営業事務などをしながら卒業、中高英語科教員免許を取得。配偶者が転勤族のためフリーランスのライターに。生活、子育て、ビジネス系からものづくり系などニッチなジャンルも執筆中。

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人の不幸は突如訪れるため、火葬場(斎場)の利用予約も殆どの場合が、突発的に連絡が入り、予約されます。予約から当日火葬場を利用するまで葬家側も慌ただしく過ごすため、火葬場の予約や当日の案内、管理運営を行う市や組合の業務負担も大きくなりがちです。火葬場の予約受付にホームページでの予約システム導入を検討している場合には、当日の業務内容も踏まえたうえで必要な機能を持ったシステムを導入するのが重要です。

この記事では、火葬場の予約受付だけでなく、当日の業務の効率化や負担の軽減にもつながる予約システムを導入する際のポイントに加えて、火葬場の予約システム開発実績のある企業を紹介します。

火葬場(斎場)の予約システムは当日業務も効率化できる

火葬場(斎場)に予約システムを取り入れると、予約業務だけでなく他の業務も効率化できます。ここでは、火葬場に予約システムを取り入れることで得られるメリットを解説します。

予約の受付や問合せに関する業務負担が少なくなる

火葬場(斎場)の予約のために予約システムを導入すると、インターネット上で24時間365日予約受付が可能になります。突発的な予約が多い火葬場(斎場)の予約も、いつでも受けられるのがメリットです。

利用者はウェブ上の予約システムを予約方法として選択するケースが多くなるため、電話やメール、FAX等からの予約による、業務負担の軽減にもつながります。予約情報の修正や変更も利用者側自身で予約システムを通じてできるため、火葬場スタッフが予約修正や変更の対応に追われることも少なくなるでしょう。

予約システムは、予約受付だけでなく火葬場(斎場)の空き状況の照会もできます。葬家や葬祭業者からの、空き状況の問合せへの対応による負担も減らせます。

二重予約が防げる

火葬場(斎場)の予約受付の手段を複数用意している場合でも、予約システムは既存の予約方法と併用しやすいメリットがあります。電話やメール、FAX等複数の手段で予約を受け付けていた場合、二重予約や予約を受け付けたタイミングによってはダブルブッキングになってしまうことがあります。予約システムは、さまざまな手段で受けた予約情報をリアルタイムに一元管理できるため、二重予約やダブルブッキングも防げます。

担当者間での情報共有が簡単

火葬場(斎場)の予約システムは、予約情報の共有もシステム上でできます。たとえば前日に予約者の情報や予約日、予約時間の変更があった場合にも、すぐに対応可能です。火葬場の予約当日に必要な業務内容も共有できるため、当日葬家の案内等もスムーズに行えます。

当日の予定変更にも対応できる

火葬場(斎場)を利用する当日、葬家側の到着が遅れて火葬の時間が遅くなる等、スケジュールにいろいろな変更が発生する可能性があります。予約システム内で情報を共有すれば、火葬場の利用当日のスケジュール管理にも役立ちます。急な変更でもスタッフ間で情報を共有できるので、慌てずに対応できるのもメリットです。

データの集計や統計もできる

火葬場(斎場)で行う火葬の取扱件数等のデータは、火葬場のある自治体の火葬事業統計として発表されます。火葬場側では、火葬場の運営に関する業務のほか、火葬に関するデータの集計や統計もやるべき業務として発生します。予約システムの予約データは火葬取扱件数のデータと連携できるため、集計や統計業務の負担も少なくできるメリットがあります。

火葬場(斎場)の予約システム導入のチェックポイント

火葬場(斎場)の予約受付や業務内容を踏まえた、予約システムを導入するためのチェックポイントを解説します。

空き状況の照会、確認の範囲

火葬場(斎場)の予約をする場合、通夜、告別式場、火葬炉、待合室、霊柩車等、予約対象は葬儀の形等によっても異なります。予約したい施設や設備それぞれでの空き状況の照会が、システム上で可能かを確認しましょう。

葬祭業者ではなく葬家が直接予約したい場合もあります。あらかじめ利用者登録をしている葬祭業者だけでなく、個人での利用希望者へも空き状況の照会の必要性が出てきます。空き状況の照会は、任意で公開範囲を広げられるかどうかもチェックしておきましょう。

予約システム以外の予約手段と連携できるか

火葬場(斎場)はさまざまな人が利用します。予約システムを導入しても、電話やメール、FAX等、他の手段を利用したいという要望もあるでしょう。たとえばパソコンやインターネットになじみのない高齢者の方が葬家の場合は、ウェブ以外の予約方法を希望することが多いです。他の予約手段と連携できるか、連携しやすいかどうかもチェックしておきましょう。

他の予約手段を残しつつ、予約システムと連携できるようにすれば二重予約やダブルブッキング等も防げるメリットもあります。

複数環境で利用できるか

予約システム利用者側の環境は、パソコン、スマートフォン、ガラケー含む携帯電話等とさまざまです。幅広い予約希望者からの予約を受け付けるために、複数環境に予約システムが対応しているかどうかも確認しましょう。

当日業務負担を減らせる機能は充実しているか

火葬場(斎場)側が予約システムを導入する理由のひとつに、「火葬当日の進行や案内等の業務負担を減らしたい」ということがあります。当日業務の負担を減らせる機能が、予約システムに充実しているかどうかも確認しておきましょう。

予約システムによっては、必要書類が規定のテンプレートをもとに簡単に印刷できる、予約情報をもとにして使用する火葬炉、待合室等の施設、設備の割り当てを自動化できる、案内表示や放送設備と連携していて葬家へ案内先を自動的に提示できるなどの機能がついたものもあります。

予約システムのコスト

予約システムの構築や利用には、コストが発生します。利用したい機能等に応じて、どのくらいのコストが発生するかについても考えておきましょう。

火葬場(斎場)の予約システム開発を依頼できる企業3選

火葬場(斎場)の予約に特化した予約システム開発を行っている企業と、予約システムの特徴を解説します。

東日本システム

勤怠管理をはじめとした業務効率化システムや、学習塾の予約システム等を手掛ける企業が株式会社東日本システムです。火葬場(斎場)の予約システムとして「WEB火葬場予約システム」の開発を手掛けています。

火葬場の予約手順が複雑な場合にも、予約方法に応じてカスタマイズできるのが特徴です。複数の予約方法を取り入れている場合にも、導入しやすくなっています。

▼公式サイト
https://kaso.hsys.ne.jp/

都築電気

葬祭業者向け業務管理システムや、墓地管理システム等、葬祭業務に関するシステム開発に多くの実績を持つ企業が、都築電気株式会社です。火葬場(斎場)予約システムとして、「斎場予約システム」の開発を行っています。

葬祭業者や葬家からの電話やFAXによる受付を音声ガイダンス等で対応できます。受付が完了すると予約者にIDとパスワードを発行し、ログインすると予約が可能になります。申請書や許可証の印刷ができる機能も付属しています。

▼公式サイト
https://tsuzuki.jp/catalog/saijyou/

Yec(ワイイーシー)ソリューションズ

火葬場(斎場)の予約受付だけでなく、火葬場に関するすべての業務の効率化がかなう「斎場施設システム」の開発を手掛けている企業が株式会社Yecソリューションズです。予約のほか、火葬当日の業務負担を減らせる機能が充実しています。

予約情報をもとに、当日使用する火葬炉や施設の割り当て、スケジュールの作成を行います。案内管理システムと連携して案内表示板に葬家を表示させたり、音声放送と連携してお知らせしたりも可能です。コストや納期、機能に応じて3つのモデルから選び、システム構築ができます。

▼公式サイト
https://www.yec.ne.jp/product/servicegroup/publicservicesolution/funeral_hall/

予約システムで火葬場(斎場)の業務負担を減らそう

火葬場(斎場)の予約に予約システムを導入すると、予約業務だけではなく当日の案内などの業務、火葬場利用データの統計や集計などの業務負担も減らせます。火葬場(斎場)の予約システム開発は、搭載している機能によって納期やコストが変動します。開発依頼から実際の運用までにどれくらいの期間がかかるかもチェックしておきましょう。

すぐに火葬場(斎場)の予約システムを導入したいときには、クラウド型の予約システムを取り入れるのも有効です。ぜひ業務の効率化のために導入を検討してみましょう。

森野ミヤ子

社会人から通信制大学へ。大手ファミレスの時間帯責任者、メーカーや商社の営業事務などをしながら卒業、中高英語科教員免許を取得。配偶者が転勤族のためフリーランスのライターに。生活、子育て、ビジネス系からものづくり系などニッチなジャンルも執筆中。

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