セミナー予約の管理方法｜無料で使える方法や予約システムを解説

社内の研修、社外向けセミナーなどの教室やイベント予約対応をオンライン受付で行うと、予約希望者にも運営側にも多くのメリットがあります。セミナー向けの予約方法には、クラウド型予約システムをはじめ、さまざまな支援ツールがあります。機能や特徴がツールによって異なるため、予約する対象や重視したいポイントに合うものを導入しましょう。

運用コスト面も重視しつつセミナー予約業務を改善したい人のために、セミナー予約のおすすめ管理方法や無料で使える予約システムをはじめとしたツールを紹介します。セミナー予約業務を効率化したい人は、ぜひ参考にしてください。

セミナー予約管理ツールやシステムで確認すべき機能や特徴

教室のセミナーや講習、社内の研修などのイベント予約管理を、それに特化したツールやシステムで行うと、24時間365日いつでも予約を受け付けられたり、講師側に予約状況をリアルタイムで共有できたりするなど、多くのメリットがあります。

セミナー予約管理のツールやシステムは、それぞれ搭載されている機能や特徴が異なります。セミナー予約を目的にツールや予約システムを選ぶ場合、確認すべき機能や特徴を解説します。

操作は簡単にできるか

まずは、ツールやシステムの操作性について確認しておきましょう。パソコンに不慣れな従業員や担当スタッフがお客さまからの予約を管理する場合もあります。操作が簡単なものなら、スムーズな運用が可能です。

操作性では、いつ誰がどの予約を完了したかをシンプルな手順で確認できるか、キャンセル処理などの予約業務がしやすいか、予約ページやサイトの作成は簡単にできるかなどをチェックします。従業員だけでなく、お客さま（利用者）にとっても操作しやすいものを導入するのが重要です。

操作性のほか、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、利用者が気軽に予約しやすいように各端末からアクセスできるかも同時に確認しておきましょう。

会場や講師の管理機能

セミナー予約の場合、施設、会場や担当する講師など複数の要素を利用者が選択できるようにする必要も出てくるでしょう。予約時の選択肢が複数ある場合には、それぞれを管理しやすい機能があるかも確認しておきましょう。

メルマガやアンケート発行、告知機能

アンケート発行機能があれば、セミナーや研修に関する要望を事前、事後に募るなどして活用すれば、顧客満足度や従業員満足度の向上、マーケティングにもつなげられます。企業や店舗、スクールなどで定期的に開催しているセミナーの予約に導入する場合、開催を告知できるメルマガ発行機能があると、リピート率アップにも効果的でしょう。

オンラインセミナーとの連携機能

来店型や対面式のセミナーだけでなく、オンラインサロンやオンラインセミナーを開講している場合もあります。ビデオ通話ツールや動画投稿ツールと連携しているものを選ぶと、オンラインセミナーの開講も便利です。予約を取ったプラットフォームで、オンラインセミナーの設定や開催に関する顧客管理もできます。

セキュリティ機能

セミナーの予約受付をするときには、氏名や住所、電話番号、メールアドレス、団体名などの個人情報や顧客情報を登録するやりとりが行われます。不正アクセスによる情報流出や、悪意のある第三者のアクセスを防ぐために、セキュリティ機能が高いものを選ぶと良いでしょう。二重予約制限など、いたずら防止機能があるかもチェックしておきたい項目です。

決済機能

予約システムやツールによっては、予約管理業務のほか、予約時にクレジットカードなどで決済ができる機能がついているものもあります。セミナーの受講費用などを事前に請求して受け取れる、売上の会計業務も予約業務と一元化できるなどのメリットも大きいので、こうした機能も必要に応じて検討しましょう。

導入費用やランニングコスト

セミナー向け予約のできるシステムやツールは、無料のもの、有料のものがあります。ツールやシステム自体は無料のものでも、サーバー料金、メンテナンスなどのランニングコストが発生する場合もあります。初期費用、導入費用やランニングコストについても確認しておきましょう。

無料でセミナー予約のできるツール、システムを比較

オンライン上でセミナー予約ができるツールやシステムのなかには、無料で活用できるものもあります。無料でセミナー予約システムが構築できるツールやサービスを解説します。

WordPress

WordPressでホームページやイベントの公式サイト、ブログなどを構築している場合、WordPressのプラグインを使って予約システムを構築する方法があります。予約カレンダーをサイトページに表示させるなど、無料で使える予約システム向けの、さまざまなプラグインもリリースされています。

ただし、WordPressやプラグインに関する知識が必要、メンテナンスなどの手間がある、マニュアルが日本語に対応していないものがある、機能が制限されるなどがデメリットです。無料でいろいろなプラグインを試してみて、使いやすいものや業種に合ったものを選びましょう。

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ホームページ作成サービス

ホームページ作成サービスのなかには、無料で利用できる、かつ予約システムが構築できるものもあります。幅広いデザインのテンプレートが用意されていて、選ぶだけで簡単にセミナーの公式サイトなども同時に構築できるのがメリットです。

ただし無料の場合は、利用できる機能や予約枠に制限がある場合が多くなっています。予約枠や機能を増やしたいときには、有料のものに移行する必要があることも踏まえておきましょう。

PHP

プログラミング言語であるPHPが使えれば、PHPを使用した予約システムの構築も可能です。オープンソースが公開されているPHPの予約システムもあります。セミナーの内容等に応じてカスタマイズもしやすいのもメリットです。

ただし、予約システムを置くためのサーバーやサイトなどを別途用意する必要があります。マニュアルなどは用意されていない場合が多いので、トラブルなどは自分で対応しなければいけない点にも注意しましょう。

クラウド型予約システム

クラウド型予約システムは、サービスを契約しただけですぐに利用できる、操作も簡単、ほかの機能も充実しているなどのメリットが多いです。クラウド型予約システムのなかにも、無料で利用できるものがあります。

無料で利用できるセミナー向け予約システム2選

無料で利用できるセミナー向けの予約システムを紹介します。

STORES予約

基本的な機能を月額無料で利用できるフリープランがあります。アンケートや団体予約、「予約忘れないでねメール」の自動配信など、セミナー予約に便利な機能が搭載されています。SEO対策などビジネス上での分析やマーケティングに有利な機能があるのも魅力です。

なおメルマガ配信やZoom連携などの、セミナー予約にとってより便利な機能は、有料プランであるライトプラン以上から利用できます。

サービス公式サイト：https://stores.jp/reserve

CMC Solutions セミナー予約システム

セミナー予約に特化したクラウド型予約システムです。30日間お試しアカウントが利用できます。

メルマガ配信、マニュアルと動画による教材や資料の配信をはじめ、予約受付・申込者管理から、受講票発行や会場管理・講師管理・アンケートの実施などが一元管理できるのがメリット。マイページ機能があるため、会員や生徒、受講者と講師や教師とのコミュニケーションツールとしても使用できます。

サービス公式サイト：http://www.cmc-solutions.co.jp/seminar-yoyaku-cloud/

まとめ：無料のセミナー予約システムの機能を充実させるには有料も検討しよう

セミナーの予約管理システムやツールを導入するときのポイントや無料で導入する方法、無料で利用できるセミナー向けクラウド型予約システムを紹介しました。

セミナー予約管理は予約対象や利用者のタイプ、業種によって重視する機能が異なります。無料で予約システムを構築する方法もありますが、有料の予約システムを導入することで、システム管理やトラブル対応の手間を省ける、簡単に予約システムが構築できるなどのメリットもあります。

セミナー予約の件数を増やせる、より便利な機能が使用できるなどのメリットもあるため、無料のシステムやツールで不便を感じたら、有料のクラウド型予約システムも検討してみましょう。