公共施設や企業施設の予約管理システムに必要な機能と導入方法とは？｜公式ホームページでの表示等について解説

体育館、運動場、プール等の運動施設から会議室、公民館等の公共施設まで。施設を運営する企業や団体側には、予約受付に関する業務が必要です。予約業務をスムーズかつ適切に行うためには予約管理システムの導入が有効ですが、仮予約の仕組み等、施設それぞれの特性をふまえた機能のあるシステムを構築しなければいけません。

この記事では、施設の予約管理システムに必要な機能と、スムーズな予約につながる導入方法について解説します。施設の予約業務の負担を減らしたいときにも、ぜひ参考にしてください。

施設予約に予約管理システムを導入するメリット

公共施設から企業の施設まで、各施設には人数制限や部屋数の限りがあるため、利用者は予約申請が必要となります。施設側が用意する予約受付体制としては、施設窓口での対面予約、電話やメール等といった方法がありますが、インターネット上で予約ができる予約管理システムを導入することで、利用者、施設管理者両方に多くのメリットがあります。ここでは、施設予約に予約管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを解説します。

施設予約の機会損失を防げる

メールは24時間受付の場合が多いですが、施設での窓口受付や電話での予約の場合、営業時間や施設の開設時間内に利用者が来所または電話をする必要があります。仕事等で忙しく、決められた時間内に行動できない利用希望者の場合、ほかの施設に流れてしまう場合があります。

予約管理システムを導入することで24時間365日予約受付ができるため、利用者の機会損失を防げます。パソコンのほか、スマートフォン、ガラケーを含めた携帯電話からでもシステムへアクセスできる仕組みが用意されていれば、さまざまな環境・状況にいる利用希望者からの予約を受け付けられます。

予約受付、変更、キャンセルが同一ページで完結できる

施設の予約受付はまず利用者登録をしてからというパターンが多いです。予約管理システムなら、予約の受付のほか、会員ページやマイページからの変更、キャンセル等もできます。初回の会員登録も同一ページや同一システムで受け付けられるため、初めて施設を利用したいときでも会員登録から予約受付までがスムーズに進みます。

人為ミスを防げる

対面や電話での聞き間違い、言った言わないのトラブル、変更やキャンセル依頼を受けていたのに対応を忘れてしまった等、予約業務の煩雑さによって多くのミスやトラブルも発生します。これらも予約管理システムを導入することによって防止可能です。

顧客管理を効率化できる

顧客のデータ管理も、予約システムなら高いセキュリティが整った環境で実行できます。予約状況も施設管理スタッフ間で共有しやすいので、対面、電話、メール等のほかの予約方法との併用も可能です。予約システムの導入は、施設利用者側の利便性という点はもちろん、予約管理者側にとっても多くのメリットがあります。

リピート利用者の利便性向上

予約システムを通じて会員登録をすれば、予約者や代表者の氏名や電話番号、住所等の個人情報を予約のたびに都度入力する手間がはぶけます。また、スポーツ教室や習い事等では毎週決まった曜日の決まった時間を予約することも多いです。利用したことのある施設はそのまま予約できる、またはお気に入りの施設をいつもの諸条件とセットで登録できる機能等、リピート利用者にとってメリットが多い機能も充実しています。

利用料の決済まで完結できる

施設の予約管理システムにクレジットカード等での決済機能を付ければ、予約申請から決済まで完結できます。ドタキャンによる予約機会の損失による売り上げ減少や、いたずら予約等も防げるでしょう。予約システム導入によって、利用料の精算等の業務の負担も減らせます。

既存システムから見る「施設の予約管理システムに導入すべき機能」

企業の施設はもちろん、公民館、体育館、運動公園等の公共施設予約に予約管理システムを導入している地方自治体も多くあります。既存の施設予約管理システムを参考に、施設の予約管理システムに導入すべき機能を解説します。

利用者登録および情報変更

施設の利用には、利用者登録が必要となる施設も多いです。予約受付のトップページに、利用者登録ページへのリンクや案内があるとよいでしょう。ページ先頭など同一ページ内にあれば、会員登録が必要な場合もスムーズに登録ができます。「会員登録方法がわからない」という理由による、はじめての利用希望者の離脱も防げます。

空き状況の確認

施設の空き状況を確認できるページを設置しましょう。複数の部屋やコート、運動場等施設全体の予約をひとつのシステムで受け付けている場合は、予約希望場所や、日時や曜日でしぼりこんだうえで空き状況が確認できると便利です。

仮予約を含めた予約管理

施設によっては、仮予約後に施設利用料を支払ってから本予約となる等、仮予約制度を導入している場合もあります。仮予約を含めた予約の照会や確認、変更、キャンセル等の予約管理を利用者が同一システムで一括して行えるようにしましょう。

公式ホームページからの表示機能

施設の公式ホームページから直接リンク、またはホームページ自体に表示できる機能があれば、施設に興味を持ってそのまま予約できるため流れがスムーズになります。予約申込をしているときにも、公式ホームページのよくある質問などのページにリンクできるようにすると便利です。

利用者側が「利用者登録の名義（代表者）と予約管理の名義（予約担当者）は別にしたい」等の理由で、予約と利用者登録を別々に行う場合があります。予約と同じく利用者登録についても、予約システム以外の方法でも受け付けられるようにしておくと良いでしょう。たとえば、予約ページから利用者登録申込書のダウンロードページへ誘導するリンクを作っておけば、窓口や郵送での利用者登録をサポートできます。

代表者の変更等、利用者情報が変更になった場合も利用者側で簡単に申請できるように、利用者登録情報の管理ページも設置しておきましょう。

施設の予約管理業務を円滑化するためにあると便利な機能

必須ではありませんが、あると施設の予約管理がより便利に、円滑になる機能を解説します。

利用受付停止期間、再開機能

地方自治体の管理する公共施設の場合、自治体が緊急事態宣言やまん延防止措置重点地区の対象となると、新型コロナウイルス感染症拡大防止のため、施設を休業や休館とせざるを得ない場合があります。施設の予約受付を一定期間停止、および再開できる機能があれば、状況に応じた適切な予約受付ができます。

決済機能

施設利用料の決済機能があれば、予約受付から利用料の決済までの処理が一括で済みます。経理業務に負担を感じているときや、ドタキャン等が多く前金制を検討しているとき等には、ぜひ導入したい機能です。

リマインド機能

施設予約の場合、ドタキャンが発生すると施設の稼働率が下がってしまい、施設側の準備コスト等が無駄になってしまう場合があります。ドタキャンの原因のなかには、故意ではなく予約者が予約日を間違えていた、または忘れていたということもあります。予約日の前日等に、予約内容をメール等でお知らせするリマインド機能があれば、うっかり忘れによる機会損失も防げるでしょう。

マイ施設等条件での予約機能

予約機会の多い施設をマイ施設として登録できる、一度予約したことのある施設は同じ条件でもう一度登録できる等、既存条件を活かした予約機能があるとリピート利用者に便利です。

施設の予約管理システムにはクラウド型予約システムがおすすめ

施設の予約管理におすすめなのが、クラウド型予約システムです。クラウド型予約システムなら予約管理状況を施設スタッフ間で共有しやすい、パソコン等にくわしくなくても利用希望者、予約担当者どちらでも操作しやすいといったメリットがあります。

施設利用者登録だけでなく、登録なしで予約できるゲスト登録機能と併用すれば、一度だけ利用したい、試しに利用したいという層も獲得できるでしょう。予約日時の前日等にお知らせメールを送る機能もあるため、予約者が予約を忘れてしまった、ということも防げます。

たとえばクラウド型予約システムの「ChoiseRESERVE（チョイスリザーブ）」なら、会員予約とゲスト予約の併用、リマインドメールの自動送信、クレジットカードによる決済など、施設の予約を効率化できる便利な機能も豊富にそろっています。

予約管理システムで施設の予約業務を効率化しよう

施設の予約業務へ予約システムを導入すると得られるメリットや、必要な機能について解説しました。

公益性の高い自治体の施設の場合、幅広い年齢層の利用者が予約をします。予約システムを導入すれば、それぞれの利用者のニーズに合った予約方法との併用もしやすいため、予約業務の効率化につながります。クラウド型予約システムを含め、施設の予約に必要な機能を持つ予約システムを、ぜひ導入しましょう。