Googleカレンダーと予約管理システムを連携！ 実現するメリットや、連携可能な予約管理システムを紹介

Googleカレンダーは大変利用者の多いサービスであるため、企業や店舗で共通ツールとして活用している、というケースも多いことでしょう。そんなGoogleカレンダーを、予約管理システムと連携すると多くのメリットを得られます。

本記事では、両者の連携についてかんたんにまとめて解説しています。

※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

Googleカレンダーと予約管理システムを連携することで得られるメリット

Googleカレンダーとは、ご存知の方や既に利用している方も多いでしょうが、Google社が提供する無料のカレンダーツール（Webアプリ）です。

インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、また他者とのカレンダー共有などもかんたんにおこなえます。

予約管理システムは、自社の製品やサービスに関する「予約受付」をおこなうサイトをかんたんに作成でき、また予約受付から日程調整、各種の案内メール送信などまで各種関連業務を自動化できるツールです。

両者を連携すると、どのようなメリットを得られるのか見ていきましょう。

※尚、予約管理システムはさまざまなサービス事業者から多くの種類がリリースされているため、すべての予約管理システムが以下でご紹介するメリットに必ずしも対応しているわけではありません。サービスごとの対応例は、記事後半の情報や各公式サイトをぜひご覧ください。

予約管理システムで受け付けた予約情報をGoogleカレンダーへ自動的に「予定」として登録！

両者を連携すると、予約管理システムで受付をおこなった予約者の情報、予約日時や予約内容といった予約に関するデータが、Googleカレンダーの当該日時の部分へ自動的に反映されます。

予約管理システム単体での運用の場合は、基本的に予約受付状況の確認を予約システムの管理画面でおこないますが、上記の連携により、Googleカレンダー上でも予約状況をリアルタイムに確認できるようになります。

時間割タイプの予約受付の場合、時間割のコマもをGoogleカレンダーへ自動登録

例えば学習塾の予約受付など、時間割タイプの予約を受け付けた場合に、連携されたGoogleカレンダー上では時間割のコマの内容まで含めた詳細が確認できます。

予約管理システム上の予定が更新されると、Googleカレンダー上の予定も上書き更新される

例えば予約管理システムで一度予約を受け付けたあと、予約した顧客が予約日時の変更をおこなった場合には、変更された新しい情報がGoogleカレンダー側へ上書きされます。

この機能により、Googleカレンダー側だけは古い予約情報が残ってしまうというような心配もありません。

Googleカレンダー上の予定を更新しても、情報が更新されないタイプの予約管理システムが多い

多くの予約管理システムにおいては、Googleカレンダー側の情報更新で予約管理システムの情報が上書きされてしまうことはありません。 そのため、例えば気軽にいろいろ書き込めてしまうGoogleカレンダー側で万が一誤った情報や余計な情報を追加してしまっても、大切な予約管理システム側の予約データに影響が出てしまうことはありません。

※後述するように、一部の予約管理システムではあえて両方向の情報更新が可能になっている場合もあります

ビデオ会議の予約の場合、会議URL自動発行＆GoogleカレンダーでURLを確認できるサービスも

予約管理システム側で連携対応しているビデオ会議システムのオンラインミィーティング予約がおこなわれた場合、そのミーティングで使用するビデオ会議URLが自動的に発行され、予約者への案内メールのほかGoogleカレンダー側にもURLが自動記載されるといったサービスもあります。

Googleカレンダーは利用者の多いサービスなのであらゆるシーンで連携を活用できる

Googleカレンダーは、最大手のインターネット関連事業者であるGoogle社が提供している大変著名なサービスであり、利用者数も国内・国外問わずとても多いサービスです。

そのため、自社の予約受付情報を共有したい従業員、関係者など、誰であっても「もともとGoogleカレンダーを利用している」という可能性が大変高いといえるでしょう。

Googleカレンダーと予約管理システムの連携はかんたんな操作で完結することが多い

Googleカレンダーとの連携に対応している多くの予約管理システムでは、連携するための設定はごくかんたんな手順となっていることがほとんどです。

そのため、担当者の事前設定などの業務負担が大きくなることなく、すぐに連携の利便性を享受できます。

【ご参考】予約管理システム「ChoiceRESERVE」でのGoogleカレンダー連携設定

• 予約管理システムの管理画面上で、「連携する」をクリックし、表示される選択画面で該当のGoogleアカウントを選択
• 「resv.jp が Google アカウントへのアクセスをリクエストしています」と表示されたら、「許可」をクリック

→連携完了。連携以降に新たに入った予約ぶんから、Googleカレンダー側へも反映が始まる

Googleカレンダーと連携できる予約管理システム5選！

ChoiceRESERVE

「ChoiceRESERVE」では、前項の最後にご紹介した設定例のとおり、ごくかんたんな手順でGoogleカレンダーとの連携が完了します。

また、Google MeetのWeb会議が関係する予約受付の場合、Google MeetのオンラインミーティングURLが自動発行され、当該URLがメールで送られるほかに、Googleカレンダー上でもURLを確認できます。

▼「ChoiceRESERVE」Googleカレンダー連携関連ページ
https://help.yoyaku-package.com/

STORES予約

「STORES予約」では、「予約管理システム→Googleカレンダー」への情報反映のみならず、「Googleカレンダー→予約管理システム」という方向も含めた双方向の情報反映を実現しています。

ニーズによって、双方向反映のほうが適している場合と、「予約管理システム側のデータの上書きは避けたい」という場合があると思いますので、自社のニーズによって検討するとよいでしょう。

▼「STORES予約」Googleカレンダー連携関連ページ
https://stores.jp/reserve/features/google_calendar

RESERVA

「RESERVA」は、予約管理システム側の予約受付情報が、Googleカレンダーへ反映する連携方式です。 公式サイト上で、動画による設定方法説明も確認できます。

▼「RESERVA」Googleカレンダー連携関連ページ
https://digital.reserva.be/function-introduction-google-calendar-cooperation/

SELECTTYPE

「SELECTTYPE」もまた、予約管理システム側の予約受付情報がGoogleカレンダーへ反映する連携方式です。 管理画面上で「Googleカレンダーと連携」というボタンが用意されているため、かんたんな手順で連携が完結します。

▼「SELECTTYPE」Googleカレンダー連携関連ページ
https://select-type.com/blog/calendar/howto-link-the-reservation-system-and-google-calendar/

eeasy

シンプルな予約管理ツール「eeasy」でも、「予約管理システム→Googleカレンダー」という方向での情報反映が可能です。

なお、連携先のGoogleカレンダー利用者が「eeasy」のユーザーでない場合には、初回の予約受付後に「eeasy」側で予約情報が更新された際、あらたな更新情報がGoogleカレンダーへ届くことはないため、注意が必要です。

▼「eeasy」Googleカレンダー連携関連ページ
https://eeasy.jp/personal

Googleカレンダー×予約管理システム連携で個人も企業も店舗も、日程調整の手間が軽減！

予約管理システムで構築している自社の予約受付のシステムと、もともと利用者が多いGoogleカレンダーを連携すると、カレンダー上でかんたんに予約受付状況の確認ができるようになり、大変便利です。

予約管理システムの種類によって、「予約管理システム→Googleカレンダー」への片方向の反映なのか、あるいは両方向反映なのかと機能の詳細が異なる場合がありますので、導入前に仕様を確認しておくとよいでしょう。