レンタルスペース向け予約管理システム4選！ 導入メリットや課題解決の事例も紹介

レンタルスペース運営の課題解決には、予約管理システムの活用がおすすめです。受付管理の効率化、コスト削減、稼働率アップなど様々な効果が期待できます。この記事では、予約管理システムの基本機能や導入メリット、課題解決の事例などを詳しく解説します。レンタルスペースにおすすめの予約管理システムも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

1. レンタルスペースの予約管理には課題が多い
2. レンタルスペース運営に予約管理システムを導入するメリット
3. 予約管理システムで何ができる？ レンタルスペースで使える主な機能をチェック
4. 予約管理システムによるレンタルスペースでの課題解決の具体例
5. レンタルスペースの予約管理システムはクラウド型がおすすめ
6. レンタルスペース向け予約管理システム4選
7. 予約管理システムの選定にデモサイトを活用しよう
8. レンタルスペースの予約管理を効率化しよう

レンタルスペースの予約管理には課題が多い

レンタルスペースや貸し会議室の予約管理には、様々な課題があります。以下のような悩みを抱えるケースも多いのではないでしょうか。

• アナログな予約管理によって業務が煩雑化している
• 予約状況の確認に時間がかかる
• 直前キャンセルや無断キャンセルによる損失が発生している
• ダブルブッキングなどの予約ミスが度々起こる
• 予約対応に時間を取られ、通常業務が滞る
• 新規集客やリピート集客ができていない

レンタルスペースは、「9時半～10時までの30分」「14時〜17時までの3時間」というように、利用者の希望に合わせて時間単位で貸し出しを行います。加えて、部屋ごとに予約を管理する必要があるため、受付管理に多くの手間と時間を要します。予約の入れ間違いで起こるダブルブッキングや、直前キャンセルによる機会損失も大きな課題です。

予約管理システムは、このようなレンタルスペースの課題を解決に導くツールです。正確かつ効率的な予約管理を実現し、稼働率アップにも貢献します。

レンタルスペース運営に予約管理システムを導入するメリット

予約管理システムの導入には、多くのメリットがあります。まず、レンタルスペースの予約受付をシステムで自動化することで、予約業務にかかるコストの大幅な削減が可能です。予約の入れ間違いやダブルブッキングなどのミスも無くすことができます。

また、予約に関する情報をすべてシステムに集約できるため、予約情報の管理が楽になります。予約システムを開くだけで、予約内容や顧客情報、直近の予約状況などが簡単に調べられます。リアルタイムの空き状況もすぐに分かるので、利用者からの問い合わせに素早い対応が可能です。

予約管理システムの導入は、レンタルスペースの稼働率向上にも貢献します。予約の取りこぼしや直前キャンセル・無断キャンセルを減らし、売上アップにつなげます。

予約管理システムで何ができる？ レンタルスペースで使える主な機能をチェック

予約管理システムには、レンタルスペースの運営に役立つ様々な機能が搭載されています。ここでは、主な機能をいくつか紹介します。

オンラインでの予約受付・変更・キャンセル

24時間365日いつでもレンタルスペースの予約受付が可能になります。予約の変更やキャンセルの手続きもオンラインで完了します。

自動配信メール

予約受付完了メール、リマインドメール、サンキューメールなどの自動配信が可能です。メールの作成や配信にかかる手間を大幅に削減できます。手作業で起こりがちな誤送信などのミスも防止できます。

オンライン事前決済

オンラインで予約と同時に決済を行うことができます。予約時に支払いが済んでいれば、当日の受付がスムーズになります。直前キャンセルや無断キャンセルの抑止効果も期待できます。

予約時アンケート

予約受付時にアンケートを実施して、お客様の要望を前もって確認することができます。必要な備品やレイアウトのリクエストなどの事前把握が可能です。

キャンセル待ち

満室の場合に、キャンセル待ちの受付ができます。キャンセルが発生すると、キャンセル待ちをしている全員へ一斉にメールが配信されます。レンタルスペースの稼働率アップに役立つ機能です。

会員管理

独自の会員システムを構築することができます。ログイン認証を必須とした運用や、完全会員制のクローズドな運用も可能です。会員限定の予約メニューの提供や、メルマガの一斉配信、ターゲットを絞ったクーポン配信など、利用を促すためのマーケティングにも活用できます。

予約管理システムによるレンタルスペースでの課題解決の具体例

予約管理システムは、レンタルスペースのどのような課題を解決できるのでしょうか。課題解決の具体例を紹介します。

課題1. レンタルスペースの空き状況が分かりづらい

レンタルスペースの予約を紙やエクセルで管理していると、予約状況を即座に把握することが困難です。空き状況や予約情報の確認に時間がかかってしまいます。

予約管理システムを導入すれば、予約カレンダーを開くだけで、予約の埋まり具合や空き状況がすぐに分かります。日・週・月単位での切り替え表示や検索機能も利用できるので、欲しい情報に簡単にたどり着くことができます。

課題2. 電話予約や問い合わせ対応に時間を取られ、業務が滞る

レンタルスペースの予約受付や問い合わせ対応に時間を取られ、通常業務が捗らないというのもよくある課題です。ミスの頻発や残業時間の増加といった問題にもつながります。

この問題は、オンライン予約という新しい予約方法を取り入れることで解決できます。予約管理システムを導入すれば、24時間365日オンラインでの予約受付が可能になります。お客様自身で予約の申込み・変更・キャンセル、空き状況の確認まで行えるため、電話での予約や問い合わせが減少します。運営側の負担が大幅に軽減され、やるべき業務に専念できます。

課題3. キャンセルによる損失が多く発生している

直前キャンセルや無断キャンセルによる機会損失は、レンタルスペースの大きな課題の一つです。部屋を長時間確保した上でのドタキャンや、同一人物が複数の部屋を押さえる行為は、大きな痛手となります。

このような課題の解決策となるのが、予約管理システムの事前決済機能です。予約と同時に決済を行う仕組みを採用することで、悪質なキャンセルを防止できます。また、キャンセルポリシーの設定により、キャンセルが発生した場合でも損失を最小限に抑えられます。

課題4. 予約ミスによるトラブルが度々起こる

人の手で予約を管理していると、ミスを完全に防ぐのは難しいものです。「電話の聞き間違いで、誤った日時に予約を入れてしまう」「予約受付時間を重複させてしまう」といったミスは、大きなトラブルに発展するおそれがあります。

予約管理システムの導入メリットとして、予約対応をシステムで自動化できることが挙げられます。予約の受付・変更・キャンセルをシステムが処理するため、予約の入れ間違いやダブルブッキングなどのミスが起こりません。正確で効率的な予約管理が実現します。

課題5. 先着順の予約受付に不満の声が上がる

人気のレンタルスペースは、あっという間に予約が埋まってしまいます。先着順の予約受付に不満の声が上がっているのであれば、何かしら対策が必要です。

予約管理システムの中には、抽選形式での予約受付に対応しているものがあります。「受付期間中にエントリー→抽選→予約確定」という流れで予約者を決定します。公平性の高い予約方式を提供することで、利用者の不満を解消し、次の予約へとつなげることができます。

課題6. 予約当日に備品が不足するケースがある

レンタルスペースで貸し出す備品が、予約当日に足りなくなるケースがあります。プロジェクターやホワイトボードの不足は、利用者にとって非常に困る問題です。

予約管理システムでは、レンタルスペースの予約と同時に備品の利用申請が行えます。あらかじめ各備品の在庫数をシステムに登録しておけば、所持数を超える予約の防止が可能です。また、予約時に部屋のレイアウトなどの要望も確認できるため、レンタルスペースの利用準備がスムーズに進められます。

レンタルスペースの予約管理システムはクラウド型がおすすめ

予約管理システムには、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は、オンライン上のサーバーにあるシステムを、インターネット経由で利用する方法です。導入までが早く、低コストで運用できるのが特長です。

オンプレミス型は、自社でサーバーやシステムを構築して運用を行う方法になります。カスタマイズの自由度が高く、セキュリティ面での安心感があるのが特長です。その一方で、導入コストが高額になりやすく、運用までに長い時間を要するというデメリットがあります。

近年では、クラウド型の予約管理システムが注目を集めています。機能の豊富さ、使いやすさ、導入までの早さ、そして費用が抑えられる点も人気の理由です。レンタルスペース向けの予約管理システムも数多くリリースされているので、自社に最適なサービスが見つけられるでしょう。

レンタルスペース向け予約管理システム4選

レンタルスペースにおすすめの予約管理システムを4つ紹介します。導入を検討する際の参考にしてください。

ChoiceRESERVE

ChoiceRESERVEは、業界大手から公共機関、中小企業まで豊富な導入実績を誇る予約システムです。情報セキュリティの強化に積極的に取り組んでおり、高い信頼性と安定性が強みです。

ChoiceRESERVEの特長として、レンタルスペースの予約管理に役立つ機能が充実していることが挙げられます。部屋と備品の同時予約、予約時アンケート、仮予約受付、抽選予約受付、キャンセル待ち、会員・非会員の予約管理、Salesforce連携など、多彩な機能が利用できます。汎用性が高く、それぞれのケースに最適な予約システムの導入が可能です。

ChoiceRESERVEでは、導入時だけでなく運用後も丁寧なサポートを行っています。疑問やトラブルに迅速に対応してもらえるので、予約管理システムを初めて利用する場合でも安心です。

＜ChoiceRESERVEの特長＞

• レンタルスペースの予約管理に役立つ機能が充実
• 導入から運用まで丁寧なサポートが受けられる
• 国際規格に基づく強固なセキュリティ

公式サイト：https://yoyaku-package.com/

STORES 予約

STORES 予約は、初期費用不要で無料から始められる予約管理システムです。通常のプランの他に、無料で使えるフリープランが用意されています。お客さま向け会員アプリの提供があり、利用者はスマホからいつでも簡単に予約ができます。レンタルスペースの空き状況の確認から、予約の申込み・変更・キャンセル、予約履歴の確認、回数券の追加購入まで、アプリで行うことができます。

STORES 予約では、レンタルスペースの予約受付をする際、5分単位での時間設定が可能です。10分や15分といった短い時間や、45分や75分などの細かい区切りで、柔軟に予約を受け付けることができます。

＜STORES 予約の特長＞

• 初期費用0円、フリープラン有り
• お客さま向け会員アプリの提供
• 5分単位での予約時間設定が可能

公式サイト：https://stores.jp/reserve

RESERVA Reservation

RESERVA Reservationは、個人事業主から大企業まで幅広い業種・業態に対応している予約システムです。無料を含む6つの料金プランが用意されており、自社が運営するレンタルスペースの規模に合ったプランを選択できます。

レンタルスペースの予約に役立つ機能も豊富で、部屋と備品の同時予約や、満室時のキャンセル待ち、仮予約受付、Googleカレンダー連携などが可能です。集計分析ツールを使って、時間帯や曜日別の予約実績を調査することもできます。

＜RESERVA Reservationの特長＞

• 6種類の豊富な料金プラン
• レンタルスペース予約に役立つ機能
• 集計分析ツールの利用が可能

公式サイト：https://lp.reserva.be/reservation/facility/

リザエン

リザエンは、高いセキュリティ性と柔軟なカスタマイズ性を持つ予約システムです。自治体や公共機関、大手企業への導入実績があり、大規模な案件にも対応しています。料金プランは「ビジネス版」と「エンタープライズ版」の2種類で、ビジネス版は予約管理に必要な機能がセットになっています。一方、エンタープライズ版では、オリジナルの機能追加も相談でき、セキュリティ面のさらなる強化など、ニーズに応じたカスタマイズが可能です。

リザエンでは、予約管理システムとスマートロックの連携に対応しています。レンタルスペースの施錠管理を自動化することで、鍵の受け渡しやスタッフによる開錠・施錠が不要になります。利用当日の受付業務を簡略化することができます。

＜リザエンの特長＞

• 高いセキュリティ性と柔軟なカスタマイズ性
• 選びやすい2種類の料金プラン
• スマートロック連携機能が利用できる

公式サイト：https://www.riza-en.jp/

予約管理システムの選定にデモサイトを活用しよう

出典：「ChoiceRESERVE」デモサイト

予約管理システムの比較検討をする際、デモサイトが役に立ちます。デモサイトとは、お客様の視点で予約ができる架空の予約サイトのことです。レンタルスペース予約の一連の流れを実際に体験できます。

予約管理システムの使いやすさは、実際に操作して試してみないと分からないものです。デモサイトは各サービスの公式サイトで公開されているので、ぜひチェックしてみてください。

▼ご参考

• 予約管理システム「ChoiceRESERVE」デモサイト
  https://yoyaku-package.com/demosite/
• 予約管理システム「STORES 予約」デモ動画
  https://stores.jp/reserve （「デモ動画をみる」ボタンより）
• 予約管理システム「RESERVA Reservation」デモサイト
  https://reserva.be/gloria
• 予約管理システム「リザエン」デモサイト
  https://www.riza-en.jp/demo

レンタルスペースの予約管理を効率化しよう

この記事では、レンタルスペースに予約管理システムを導入するメリットや課題解決の事例、おすすめのサービスなどを紹介しました。予約管理システムには、予約管理の効率化や予約ミスの削減、稼働率の向上など、数多くのメリットがあります。現状の課題を解決するだけでなく、売上への貢献も期待できます。予約管理システムの導入を、ぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。「ChoiceRESERVE」のように、デモサイトを無料で利用できる予約管理システムであれば、導入前に具体的なイメージを持ちながら検討することができます。