【2023年版】社内研修の当日程調整メールはどのように書けばよい？ 注意点や、フロー効率化の方法を紹介

スキルアップ研修やリーダーシップ研修など、社内の人材マネジメントとして行うべき研修にはたくさんの種類があります。
研修の実施にあたっては参加候補者への案内メール送信、回答集計などの業務が発生しますが、それぞれの工程での、大切なポイントをぜひおさえておきましょう。

既に当該業務を行っていて課題を感じているご担当者に向けて、おすすめのサポートツールもご紹介します。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

1. 研修の⽇程調整メールを送る際に含めるべき内容、注意点
2. 研修の⽇程調整をメールで行う際の業務フロー
3. 日程調整メールにおけるマナー
4. 【例文】研修の日程調整メールを3例ご紹介
5. 研修の日程調整メール業務には、お役立ちの便利ツールを活用
6. 研修業務に日程調整ツールを活用する例：「eeasy」を導入した場合
7. 研修業務に予約管理システムを活用する例：「ChoiceRESERVE」を導入した場合
8. 研修の⽇程調整メール業務は効率化可能

研修の⽇程調整メールを送る際に含めるべき内容、注意点

そもそも日程調整のメールとは、どういったことを行うかの内容説明、経緯説明のうえ、候補日程を提示して、参加候補者の回答を求めるものです。
研修の日程調整は、主に社内の人に対しての調整メールとなりますが、とはいえルール無用というわけにはいきません。
どのような注意点があるか、順番に見ていきましょう。

実施研修の内容を伝える

当然のことながら、研修の日程調整メールではまず、実施する研修の内容をしっかりと伝える必要があります。
詳細として別途資料や案内サイトなどを用意している場合は、それらのダウンロード案内、誘導リンクなども含めておきます。

また、当該研修の参加予定者に関する情報（ほかにどのような人が受講予定か、特定の部署や役職者が対象か、全社的か、社外の参加者もいるのかなど）も、概要理解のために、状況に応じて記載しておいたほうがよいでしょう。

実施研修の目的、メリットをしっかりと伝える

実施研修の内容のみならず、そもそもの研修目的や、研修を受講すると参加者にどのようなメリットがあるか、企業はどのようなメリットを期待しているか、などを伝えておきましょう。
研修の日程調整メールでは、参加候補者の参加意欲を高めてもらう必要があります。

研修受講者が当日までに準備すべきものを伝える

研修参加時の持参物や、予め参照しておくべき資料など、参加者が当日までに準備しておくべきもの、得ておくべき知識を分かりやすくまとめて伝えておきます。

実施場所（オンライン研修であればURL）を伝える

当然のことながら、研修の実施場所詳細を伝えておきます。
参加予定者は、自身の当日の都合を考慮し参加検討をしやすくなります。
オンライン研修であれば参加URLや参加手順を伝えておきましょう。

日程候補を伝える

複数の日程から参加者が希望日を選択できる場合や、希望者の多い日に実施日を決定するようなケースでは、日程の候補を伝えておきます。

受講者の回答方法、回答期限を伝える

研修参加希望者の詳しい回答方法（当該メールに返信するのか、特定のURLからの回答となるのかなど）を明記します。
あわせて、候補日のいずれも都合がつかない場合の回答者の対応方法や、ほかの選択肢があるかなどを併記しておきます。

回答後に変更が生じた場合の連絡方法を伝える

参加希望日程を回答したものの予定に変更が生じた、都合がつかなくなったという場合に、どのように連絡して欲しいかも添えておきます。

研修の⽇程調整をメールで行う際の業務フロー

研修の日程調整メール業務を行う際には、おもに以下のような業務フローとなります。

• 対象者の選別、リストアップ
• 各パターンのメール文案の作成、送信
• 回答状況の確認、回答漏れへのリマインド対応
• 全回答の確認・集計、リスト化
• 参加確定者への案内メール、当日直前リマインドメール送信 など

基本的に必要となる業務だけでも、以上のように多くの業務が発生します。
それぞれの工程は、参加候補者の人数が増えれば増えるほど、当然のことながら作業量も膨大となり、業務担当者の負担も大きくなるでしょう。

研修の日程調整メール業務には、本記事で後述するようなツールの導入が有用です。
具体的なツール例は、「研修の日程調整メール業務には、便利なツールを活用」の項でご紹介しています。

日程調整メールにおけるマナー

研修の日程調整メールは基本的に社内の人物が対象になることがほとんどであるとはいえ、基本的なビジネスメールマナーには充分留意しておく必要があります。
社内の人物との円滑な関係を築くことも、調整担当者の大切な仕事です。

件名は分かりやすくする

件名をひとめ見ただけで、メールの主旨や、回答することの重要性などが把握できるようにしておきましょう。
必要に応じて、件名には【重要】などの記載も行い、受信者が見落とししてしまったり確認を後回しにするのを防ぎます。

「TO」「CC」「BCC」に注意する

受講対象者の上席者へCCしておく、事務処理用の社内担当者へBCCしておくなど、必要に応じて適した宛先入力を行います。

挨拶は簡潔に済ます

一般的に社内メールの場合は、挨拶は簡潔にし、要点にすぐ入るほうがよいでしょう。
忙しい最中の確認でも、すぐに研修内容や回答方法などの要点を把握できるような文面が理想的です。
むろん、宛先が社外の場合は、丁寧な挨拶文にしておきます。

問合せ先を明記しておく

内容に関する不明点が生じた場合に備え、当該案件に関する問合せ先・担当者名などを明記しておきます。
通常これらの情報は、メール末尾の署名部分に併記します。

日程候補を伝える

複数の日程から参加者が希望日を選択できるかたちであったり、希望者の多い日に実施日を決定するような予定である場合には、その旨を説明し、日程の候補を伝えておきます。

ファイルの添付忘れに注意する

添付ファイルが生じる場合は、当然のことながら添付忘れに注意します。
万が一添付忘れが起こると、ファイルを添付したうえでの再送信、後追い送信などが発生し、受信者側の確認が煩雑になってしまいます。

【例文】研修の日程調整メールを3例ご紹介

研修の日程調整業務における留意点などを把握できたところで、ここからは実際のメール例文を3例ご紹介します。
対象者が社内の人物の場合、社外の人物の場合とケースごとに分けていますので、ぜひご参考ください。

例文1：社内への送信 /「参加必須」の研修の場合

例文2：社内への送信 /「自由参加」の研修の場合

例文3：社外への送信

▼社内の全般的な日程調整メールの文例については、こちらの記事もぜひご参考ください。
https://yoyakulab.net/investigation/in-house_schedule-adjustment/

研修の日程調整メール業務には、お役立ちの便利ツールを活用

ここまでで解説したように、研修の日程調整メールを送信、集計する業務内容は膨大になり、対象者が多ければ多いほど担当者の負担は大きくなります。
日程調整業務の負担を軽減しスムーズな対応を行うためには、日程調整ツールや、予約管理システムの導入が大変有効です。

以下に導入例をご紹介しますので、ぜひ参考になさってください。

研修業務に日程調整ツールを活用する例：「eeasy」を導入した場合

「eeasy」は、生成したURLを送るだけでスケジュールの打診ができるなど、シンプルで導入しやすい日程調整ツールです。
打診を受け取る側はeeasyの利用者である必要がないため、社内だけではなく社外の人物に対しての研修日程調整にも活用しやすいでしょう。
GoogleカレンダーやOutlook予定表との連携も可能なため、必要に応じて柔軟な活用ができます。

「eeasy」を導入した場合に、どのような日程調整の流れになるかを見てみましょう。

日程調整用のページを作成する

研修の日程調整メール例文でご紹介したような、必要事項を網羅した案内ページを作成します。
案内ページ内にはカレンダー表示を組み込むことが可能で、回答者はカレンダー上で希望日をクリックして選択することができます。

作成用のインターフェースは直感的で、シンプルな案内ページであれば30秒～1分ほどで作成できるでしょう。

案内ページへの誘導URLを調整先へ伝える

「eeasy」では、上記で作成した案内ページに「http://eeasy.jp/xxxxx/」という形式のURLが付与されます。
調整相手へは、この生成されたURLをメールやその他の手段で伝えるだけです。
回答者は「eeasy」を使用している必要はなく、パソコンやスマートフォンのWebブラウザで案内ページへアクセスし、回答を行います。

回答状況を確認する

案内作成者は、「eeasy」上で回答者の回答状況を確認できます。

▼日程調整ツール「eeasy」の主な機能一覧
予約受付ページ作成 / カスタム調整 / 同席調整 / 代理調整 / 担当者の自動割り当て / 会議室の自動確保 など

▼「eeasy」の詳しい使い方や、機能に関しては公式サイトをご覧ください。
https://eeasy.jp/

研修業務に予約管理システムを活用する例：「ChoiceRESERVE」を導入した場合

「ChoiceRESERVE」は、日程調整のみならず、「予約」に関する様々な業務を全般的に自動化できる予約管理システムです。
社内・社外対象の研修日程調整はもとより、自社商品やサービスに対する顧客からの予約受付、大規模イベントの参加者受付、抽選形式での応募受付といった多様な使い方ができます。

また、予約に関する直接的な業務向けの機能のみではなく、顧客管理機能、備品の在庫管理機能など、周辺機能もこのシステムひとつで完結できるところが魅力です。

2010年のサービス開始から「予約」に関する様々なノウハウを積み上げてきた実績を持つ専門チームが導入から運用までを丁寧にサポートしてくれるため、予約管理システムを初めて導入するという方でも安心して利用できるでしょう。

それでは、この「ChoiceRESERVE」を導入した場合に、どのような日程調整の流れになるかを見てみましょう。

日程調整用の予約受付サイトを作成する

研修の日程調整メールの書き方例文でご紹介したような、必要事項を網羅した案内ページを作成します。
予約受付に関しては、「時間タイプ」「会議室タイプ」「スクールタイプ」「イベントタイプ」といった豊富な受付設定が用意されており、更に各タイプ内での細かな設定調整が可能となっているため、様々な形態・時間割の研修にも適合する受付サイトを作成できるでしょう。

案内ページへのURLを調整先へ伝える

調整先へは、当該ページへのURLをメールやその他の手段で伝えるだけです。
回答者はアプリなどのインストールは必要はなく、パソコンやスマートフォンのWebブラウザで案内ページへアクセスし、予約を行います。

予約状況を確認する

案内作成者は、「ChoiceRESERVE」の管理ページ上で研修の予約状況を確認できます。

「ChoiceRESERVE」では、リマインドや確定案内メールなどの自動配信のほか、Google Meet、Zoom、Teamsといったビデオ会議情報をリマインドメールに含められるといった利点もあるため、オンライン研修の日程調整でも、日程確定後のフォロー対応含め、業務を最大限効率化できるでしょう。

▼予約管理システム「ChoiceRESERVE」の主な機能一覧
予約サイト作成 / アンケートカスタマイズ / 抽選（応募）受付 / メニュー毎メール送信先設定 / Salesforce連携 / Google Meet連携 / API連携 / 顧客管理 など
▼「ChoiceRESERVE」の詳しい使い方や、機能に関しては公式サイトやデモサイトをご覧ください。無料で操作閲覧できるデモサイトでは、業種や業態ごとに様々な受付サイト例を確認できるため、運用のイメージも具体的につかみやすいでしょう。
https://yoyaku-package.com/
https://yoyaku-package.com/demosite/

研修の⽇程調整メール業務は効率化可能

本記事では、煩雑な業務となりやすい「研修の日程調整メール対応」について、注意点や例文、マナー解説のほか、活用できるおすすめツールをご紹介しました。

日程調整ツールと予約管理システムという2種のツールをご紹介しましたが、研修の日程調整以外にも自社のサービスや商品にて顧客からの予約やりとりが発生する業種の方には、予約管理システムの導入がおすすめです。
また、既に予約管理システムを導入済だが社内の日程調整などには活用していなかった、という方は、ぜひこの機会に最大限活用してみましょう。

本記事を参考に、ぜひ自社の環境やご自分のニーズにあわせて研修の日程調整業務を効率化方法をご検討ください。