教育機関における予約システムの導入メリット｜活用事例や選び方も解説

大学、専門学校、学習塾などの教育機関においても、予約システムの導入が進んでいます。入学・入試説明会、校内行事やキャリアカウンセリングなど、予約システムの活用シーンは多岐に渡ります。予約システムを導入することで、具体的にどのような効果が得られるのでしょうか。この記事では、教育機関で予約システムを導入するメリットや活用事例、選び方のポイントなどを解説します。
※この記事は、「予約の知見」と「サービスの現場」を共創し、そこに眠る価値を発見・創造していく、日本で唯一の予約研究機関【予約ラボ】が監修を行っています

1. 教育機関で予約システムを導入するメリット
2. 教育機関における予約システムの活用事例
3. 教育機関で利用する予約システムの選び方
4. 教育機関向け予約システムの一例を紹介
5. 教育機関に相応しい予約システムの導入を

教育機関で予約システムを導入するメリット

教育機関における予約システムの主な導入メリットを紹介します。

予約受付や日程調整を自動化できる

これまで人手で行っていた予約業務をシステムで自動化できます。予約サイトから、24時間365日予約の受付・変更・キャンセルが行えるようになります。予約受付完了メールやリマインドメールの自動配信も可能です。

予約受付から日程調整、リマインダー、顧客情報の登録まで自動化できるので、大勢の人が集まるオープンキャンパスや説明会などの予約管理が楽になります。

人的な予約ミスを無くしトラブルを防止

システム対応により、正確な予約管理が実現します。予約の受付・変更・キャンセルすべてをシステムが処理するため、予約ミスが発生しません。予約の入れ間違いやダブルブッキングなどの人的ミスを無くすことができます。

「定員を超える予約を受け付けてしまい、会場の席が足りなくなる」「面接でダブルブッキングが発生してしまう」といったトラブルも、予約システムで防止できます。

予約情報の一元管理が可能に

予約に関するあらゆる情報を一元的に管理できます。予約システムを開くだけで、リアルタイムの予約状況がすぐに分かり、詳細な予約情報も簡単に調べられます。予約の確認作業や問い合わせ対応がスピードアップします。

予約システムを活用すれば、オープンキャンパスの参加者や学生情報のデータベース化も可能です。予約管理業務の効率化に大いに貢献します。

教育機関における予約システムの活用事例

教育機関における予約システムの活用事例を以下にまとめました。

• 入学・入試説明会
• オープンキャンパス
• オンライン面接入試
• 校内行事（特別講義、研修、健康診断等）
• 施設・備品管理（体育館、教室、備品貸出し等）
• キャリアカウンセリング
• 進路相談
• 就活相談

予約管理が必要になる場面は意外と多いものです。予約システムは、受付業務の効率化と利便性向上に役立つことから、様々な教育機関で活用が進んでいます。

教育機関で利用する予約システムの選び方

教育機関で予約システムの導入を検討する際に、チェックしたいポイントを紹介します。

機能の種類

オンラインでの予約受付やメールの自動配信といった基本機能のほかに、どのような機能が用意されているのか確認することが大切です。学校や教育機関での利用なら、予約受付時のアンケート機能や顧客管理機能の充実度などにも着目してみるといいでしょう。

セキュリティの堅牢性

予約システムを選ぶ上で、セキュリティは非常に重要です。万が一、情報漏洩が発生すれば、教育機関としての信頼性やイメージが大きく損なわれる恐れがあります。情報事故のリスクを極力減らすためにも、高度なセキュリティ機能を備えた予約システムを選びましょう。

サポート体制と対応範囲

導入から運用まで、丁寧なサポートが受けられる予約システムをおすすめします。何か疑問やトラブルが生じた際に、迅速に対応してもらえる体制が整っていると安心です。通話や文字チャットによる相談が可能か、無料でどこまで対応してもらえるかなど、対応窓口や対応範囲についても確認しておきましょう。

導入実績と利用者の声

導入実績や利用者の声は、信頼性を評価する際の一つの基準となります。どのような教育機関への導入実績があるか、どう活用されているかなどをチェックしてみましょう。実際に導入した教育機関のインタビュー記事も参考になるはずです。

教育機関向け予約システムの一例を紹介

出典：「ChoiceRESERVE」公式サイト｜TOPページ

教育機関向け予約システムの一例として、株式会社リザーブリンクが提供する予約システム「ChoiceRESERVE」を紹介します。ChoiceRESERVEは、業界大手や公共交通機関、中小企業など、幅広い業界・業種で導入されている予約システムです。国立・私立大学、専門学校、大手学習塾など、学校や教育機関においても豊富な導入実績があります。

ChoiceRESERVEでは、事前に丁寧なヒアリングを行い、それぞれのケースに最適な予約システムの提案を行っています。充実した機能も特長で、学生番号を用いたログイン認証、予約サイトの多言語対応などが可能です。国際規格のセキュリティ認証を取得するなど、個人情報保護にも積極的に取り組んでいます。

教育機関での運用に適した予約システムは数多くリリースされています。各システムを比較検討し、最適な予約システムを見つけてください。

▼有料予約システムおすすめ41選！ 無料体験付きや業種特化型など最新版を徹底比較
https://yoyakulab.net/investigation/paidversion_reservationsystem/

▼【2023年最新版】大手の予約システム6選！ 導入メリットや選び方のポイントも解説
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教育機関に相応しい予約システムの導入を

この記事では、教育機関で予約システムを導入するメリットや活用事例、選び方のポイントなどを紹介しました。教育機関で利用する予約システムは、セキュリティ対策が万全かつ安定運用が可能なものが適しています。導入を検討する際は、信頼性の高い大手の予約システムに目を向けてみるのもおすすめです。